Atravesar el laberinto de la oficina con la automatización del flujo de trabajo

Más que formularios

formsflow.ai de AOT Technologies ofrece la promesa y el poder de personalizar rápidamente los formularios en línea, facilitando la creación de nuevos formularios cuando surgen nuevas necesidades. Sólo este poder hace que formsflow.ai sea una idea atractiva para muchas situaciones de oficina, ¡pero hay más!

Como señala Matthew Anderson, consultor de transformación digital aquí en AOT, "el flujo de trabajo es el tejido conectivo de la vida de la oficina, y ahí es donde formsflow.ai realmente brilla."

Matthew afirma que, para las empresas que acaban de iniciar su transformación digital, el seguimiento de dónde va el trabajo y quién tiene que hacer qué a continuación es, en realidad, una necesidad aún más urgente que la creación de formularios en línea.

"Especialmente a medida que las empresas crecen, la idea de que se pueda simplemente pasar el formulario por el pasillo se vuelve irremediablemente engorrosa", dijo Matthew, "pero hacer un seguimiento del flujo de trabajo utilizando el correo electrónico o las hojas de cálculo de Excel es casi tan inviable".

Una nueva era

Matthew señala que formsflow.ai tiene las sofisticadas funciones que una oficina puede necesitar para llevar sus procesos empresariales al siglo XXI. Con la automatización del flujo de trabajo, los gestores pueden dividir al personal en función de sus funciones y establecer alertas automáticas cuando un formulario esté listo para ser evaluado por un grupo determinado.

Por ejemplo, algunos miembros del personal pueden convertirse en revisores y otros en aprobadores, y si su personal necesita más información del solicitante, formsflow.ai puede configurarse para avisar también al solicitante.

La facilidad del constructor de flujos de trabajo de "arrastrar y soltar" de formsflow.ai significa que puede añadir y mover iconos en la práctica interfaz a medida que mapea el flujo de trabajo que desea.
Gracias a la implementación de Camundade BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), puede utilizar toda la lógica condicional y la ramificación que desee para anticipar el flujo de trabajo que seguirán sus formularios.

Cómo hacer un seguimiento de todo ello

Los filtros de Camunda permiten a los usuarios comprobar cuántas tareas se les han asignado y cuántas tareas están sin reclamar en su grupo, por ejemplo. Aunque no se pueden arrastrar y soltar, los filtros son fáciles de averiguar y pueden guardarse para su uso futuro.

Otro poder de los filtros de Camunda es que si un usuario empieza a trabajar en un formulario pero se va de vacaciones, otro miembro del mismo grupo puede "reclamar" el formulario para seguir trabajando en él. El usuario también puede comprobar qué tareas deben realizarse hoy o dentro de un determinado número de días.

También hay un filtro para buscar tareas que están atrasadas, pero con la capacidad de formsflow.ai de enviar alertas, puedes asegurarte de que nunca te tomarán por sorpresa cuando se acerque una fecha límite.

¿Quién va primero?

Para que todo esto funcione, es necesaria una buena gestión de identidades, que formsflow.ai proporciona a través de su componente Keycloak para asegurar de forma fiable el acceso a sus datos. Soporta una filosofía de "necesidad de saber" a través de la cual se puede especificar qué grupos que hacen qué tareas deben tener qué tipo de acceso.

Y, por si fuera poco, está el análisis de datos que puede ejecutar, por cortesía del componente Redash de formsflow.ai, que puede presentar prácticos paneles de control de la situación de sus procesos e incluso extraer patrones de los propios formularios.

Todo ello en un programa de código abierto y gratuito. Pero espera, ¡hay más!

Robots al mando

Una vez que se haya acostumbrado a todas las funciones habituales de formsflow.ai, es posible que quiera pasar al siguiente nivel: automatizar parte de la toma de decisiones. Con la automatización de procesos robóticos (RPA) puede crear miniprogramas para llevar a cabo acciones aún más sofisticadas y que ahorren tiempo.

No deje que los robots le asusten. El RPA no es más que una forma aún más robusta de analizar las condiciones y crear una respuesta. AOT se ha asociado con Robocorp para que la RPA pueda integrarse de forma potente en formsflow.ai.

Un ejemplo de la potencia del RPA es su capacidad para escanear determinados campos de un formulario y, a continuación, comprobar en línea la información sobre una empresa que presenta una solicitud, por ejemplo.

Sea su propio programador

Debido a que formsflow.ai es un conjunto integrado de potentes herramientas para construir formularios, mapear el flujo de trabajo y realizar análisis de datos, usted obtiene una gran combinación de herramientas en un solo paquete. Es una solución de código abierto que puede ser exactamente lo que su oficina está buscando, y tanto el diseño de formularios como el mapeo del flujo de trabajo pueden ser realizados por su propio personal. No se necesita ningún programador profesional.

"En AOT estamos realmente entusiasmados con el hecho de que formsflow.ai pueda marcar tanta diferencia en un entorno de oficina", dijo Matthew, "y creemos que la automatización del flujo de trabajo es una parte importante de ello."

Ya sea que sus formularios sean para registros comerciales, becas, revisiones de desempeño, incorporación de empleados, licencias de pesca, escalamientos o gestión de casos, formsflow.ai lo tiene cubierto.

"En última instancia, formsflow.ai es más que formularios", dijo Matthew. "Es una nueva forma de trabajar".

Abriendo camino

¿Listo para saber más sobre cómo escapar del laberinto de la oficina? Póngase en contacto con nosotros para descubrir cómo formsflow.ai puede transformar sus procesos empresariales.