Automatización del flujo de trabajo de formularios financieros

Automatice los procesos de su departamento financiero con formsflow.ai

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Reembolso de gastos

Haga que su departamento financiero sea más eficaz y eficiente automatizando los formularios de reembolso de gastos. Con los flujos de trabajo BPMN de formsflow.ai, puede reducir los errores en el proceso de informe de gastos haciendo que sea rápido y fácil para los empleados cargar recibos y detalles de gastos, calcular automáticamente los importes y agilizar el proceso de aprobación.

Problema

Las dificultades del departamento financiero para gestionar eficazmente las solicitudes de reembolso de gastos pueden provocar retrasos en la tramitación, posibles errores y falta de transparencia en el proceso de reembolso.

Solución formsflow.ai

La nueva solución proporciona potentes flujos de trabajo, análisis en tiempo real que ofrecen información valiosa sobre tendencias y patrones de gasto, y componentes personalizados en los formularios para garantizar una recopilación de datos exhaustiva y el cumplimiento de las políticas.

Características de la solución

Gestión eficiente de registros: Aprovechar los adaptadores de formularios agiliza el proceso de presentación de gastos. Los robots RPA pueden extraer y validar la información de los formularios de reembolso, garantizando la precisión y la integridad.
Conservación de los registros de gastos: Guardar los formularios de reembolso como documentos PDF garantiza la conservación de los datos relacionados con los gastos en su formato original.
Información financiera: Los paneles de análisis en vivo ofrecen visualización de datos en tiempo real, lo que permite a los supervisores financieros controlar e informar sobre las solicitudes de reembolso y los gastos de manera eficiente.
Estricto control de calidad: El establecimiento de funciones de autorización de usuarios en el módulo Admin establece el control sobre el proceso de reembolso. Esto garantiza el cumplimiento de las políticas y normas de la empresa, mejorando las medidas de control de calidad.
Gestión fluida del flujo de trabajo: La incorporación de flujos de trabajo BPMN/DMN estándar del sector facilita el enrutamiento de las solicitudes de reembolso a través de un proceso de aprobación organizado.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Escalabilidad: Permite al departamento financiero gestionar un volumen creciente de reclamaciones de gastos sin un aumento proporcional de los recursos.
Eficacia: La reducción de errores en el tratamiento de datos mejora la satisfacción de los empleados.
Supervisión continua: Control más estricto de los gastos, reducción de errores y mejoras basadas en datos.
Seguridad: Proteja los datos financieros confidenciales y garantice el cumplimiento de las normas de seguridad y privacidad.
Prevención de errores: Al reducir las posibilidades de que se produzcan errores e infracciones de las políticas, la automatización contribuye significativamente a la eficiencia del departamento financiero.
Optimización de recursos: Proporciona información valiosa sobre los patrones de gasto, contribuyendo a una mejor gestión financiera.

Renovación de contratos

La automatización del proceso de tramitación de las renovaciones de contratos aporta numerosas ventajas, como el ahorro de tiempo, la mejora de la precisión, la mejora del cumplimiento y la gestión de riesgos, la agilización de los flujos de trabajo, la mejora de la visibilidad y el seguimiento, la mejora de la gestión de las relaciones con los proveedores y la escalabilidad.

Problema

Las dificultades encontradas en la gestión manual del seguimiento y la tramitación de las renovaciones de contratos podrían provocar el incumplimiento de los plazos, el aumento de la carga administrativa y posibles riesgos financieros.

Solución formsflow.ai

Los equipos financieros pueden crear fácilmente formularios de renovación de contratos, incluidos componentes personalizados para recopilar información específica y tareas y recordatorios automatizados, manteniendo a todas las partes informadas y cumpliendo los plazos.

Características de la solución

Control de acceso de usuarios: El panel de control User Admin mejora la garantía de calidad y la seguridad de los datos al restringir el acceso a la información confidencial de los contratos, mitigando así el riesgo de violación de la privacidad.
Conservación de contratos: Para mantener la integridad y seguridad de la información de renovación de contratos, la capacidad de exportar formularios de renovación de contratos como documentos PDF tiene un valor incalculable.
Automatización de la entrada de datos y gestión de bases de datos: Los adaptadores de formularios pueden utilizarse para extraer información crítica de los formularios de renovación e integrarla perfectamente en la base de datos del departamento financiero.
Cuadros de mando analíticos interactivos: Información detallada sobre los procesos de renovación de contratos. Los supervisores y el personal financiero pueden visualizar y controlar fácilmente el progreso de las renovaciones.
Flujos de trabajo de bajo código: Los flujos de trabajo pueden diseñarse mediante herramientas de arrastrar y soltar, sin necesidad de utilizar BPMN/DMN. Estos flujos de trabajo pueden guiar y automatizar todo el proceso de renovación de contratos, garantizando que cada paso se siga de forma coherente, desde la revisión del contrato hasta la aprobación del cliente.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Coherencia: El uso de plantillas predefinidas y campos normalizados garantiza que todos los contratos sigan el mismo formato e incluyan los términos y condiciones esenciales.
Eficacia y ahorro de tiempo: Reduce la necesidad de introducir datos manualmente y de realizar papeleo repetitivo. Esto ahorra tiempo a los profesionales de las finanzas.
Cumplimiento y gestión de riesgos: Las reglas de flujo de trabajo garantizan que los contratos cumplan los requisitos legales y normativos, reduciendo la exposición de la organización a riesgos legales y financieros.
Registros precisos: Los sistemas automatizados pueden generar perspectivas y análisis relacionados con las renovaciones de contratos, lo que permite a los departamentos financieros identificar tendencias, optimizar las condiciones contractuales y tomar decisiones basadas en datos.
Resolución de conflictos: La automatización puede facilitar la resolución de conflictos contractuales enviándolos a las personas o departamentos adecuados para su revisión y autorización. Esto acelera el proceso y garantiza que se aborden las preocupaciones y se resuelvan los conflictos.

Solicitudes de regalos de empresa

A menudo pasado por alto hasta que llega la temporada, el proceso de solicitud de regalos de empresa puede automatizarse fácilmente para proporcionar procedimientos estandarizados, control de costes y cumplimiento de la normativa. formsflow.ai facilita la gestión de todo el proceso y garantiza que las solicitudes se satisfagan de forma eficiente.

Problema

Los empleados pueden enviar sin esfuerzo sus solicitudes de regalos a través de la plataforma, iniciando un proceso bien estructurado que simplifica el seguimiento, la gestión del presupuesto y los flujos de trabajo de aprobación.

Solución formsflow.ai

Los empleados pueden enviar sin esfuerzo sus solicitudes de regalos iniciando un proceso bien estructurado que simplifica el seguimiento, la gestión presupuestaria y los flujos de trabajo de aprobación.

Características de la solución

Gestión eficiente de formularios: Gracias a la función de agrupación de formularios, la plataforma puede automatizar el uso de varios formularios de solicitud de regalos. Esta función reduce la fricción con el usuario y mejora la eficiencia general.
Seguridad de los datos: El Departamento Financiero puede salvaguardar la información de alteraciones inadvertidas o pérdida de datos, manteniendo la exactitud y fiabilidad de los registros.
Información en tiempo real: El panel de análisis interactivo de la plataforma facilita la visualización de datos en tiempo real. Los equipos pueden supervisar y analizar las tendencias de las solicitudes de regalos, mejorando la transparencia y permitiendo una mejor asignación de recursos para los regalos de empresa.
Controles de usuario: Esto no solo garantiza la exactitud de las solicitudes de regalos, sino que también refuerza la seguridad de los datos limitando el acceso a información sensible, lo que mitiga el riesgo de filtración de datos.
Eficacia del flujo de trabajo: La implementación de flujos de trabajo estándar BPMN/DMN permite un proceso estructurado y estandarizado para gestionar las solicitudes de regalos.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Optimización de recursos: Reduce el esfuerzo manual, mejorando la precisión y permitiendo una mejor asignación del personal del departamento financiero a tareas de mayor valor.
Cumplimiento mejorado: La automatización del seguimiento de activos puede ayudar a garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y las políticas internas.
Reducción de costes: Una mejor visibilidad de los datos conduce a un mejor cumplimiento, control de costes y optimización general de los procesos.
Seguridad: Las funciones de seguridad ayudan colectivamente a proteger los datos financieros confidenciales y a mitigar los riesgos asociados a los procesos manuales basados en papel.
Escalabilidad: Añadir la agrupación de formularios a los sistemas automatizados significa que pueden escalar con su organización, reduciendo la carga de las soluciones heredadas.
Precisión: La reducción de errores humanos en la introducción de datos y en los procesos de solicitud de regalos reduce el riesgo de disputas y conflictos relacionados con las solicitudes de regalos.

Órdenes de compra

Los formularios de pedidos de compra pueden generarse fácilmente y adjuntarse a un flujo de trabajo automatizado para reducir errores y agilizar el proceso de adquisición. Los empleados autorizados pueden crear, enviar y revisar pedidos de compra electrónicamente y realizar un seguimiento del estado de los pedidos en tiempo real.

Problema

Las empresas se enfrentan a problemas de gestión de los pedidos de compra, que provocan problemas como retrasos en la tramitación de los pedidos y dificultades para el seguimiento y la auditoría de los gastos.

Solución formsflow.ai

La automatización de las órdenes de compra agiliza el proceso al permitir la presentación electrónica, automatizar los flujos de trabajo y realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real.

Características de la solución

Participación global de los proveedores: Aprovechar la función Campos de formulario multilingües permite que los formularios de pedido de compra sean accesibles en varios idiomas.
Control de acceso de usuarios: La implantación de niveles de autorización garantiza que los procesos de pedidos de compra se adhieran a las políticas de aprovisionamiento de la empresa.
Integración perfecta: Los adaptadores de formularios integran el control de versiones de documentos con otros sistemas o repositorios de documentos, garantizando un intercambio de datos fluido y en tiempo real.
Análisis en tiempo real: El panel de análisis interactivo proporciona información en tiempo real sobre las tendencias de los pedidos de compra, lo que permite a los responsables financieros tomar decisiones basadas en datos con rapidez.
Comunicación eficaz: La configuración del correo electrónico permite enviar notificaciones automáticas a las partes interesadas pertinentes cuando se proponen, revisan o aprueban cambios en los documentos.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Ahorro de costes: Menos errores que podrían dar lugar a costosas discrepancias y ahorro potencial gracias a una mejor negociación con los proveedores y a la gestión del cumplimiento.
Coherencia del proceso: La automatización garantiza que los pedidos de compra sigan un flujo de trabajo estandarizado y se adhieran a las políticas de la empresa y a las normativas de cumplimiento.
Visibilidad y transparencia: Los sistemas automatizados realizan un seguimiento del progreso de los pedidos, identifican los cuellos de botella y toman decisiones fundamentadas basadas en información actualizada.
Registro de auditoría: Este rastro incluye detalles de quién creó, modificó, aprobó o rechazó una orden de compra, lo que tiene un valor incalculable para las auditorías internas y el cumplimiento normativo.
Informes y análisis: La automatización proporciona los datos necesarios para analizar en profundidad las tendencias de compra, el rendimiento de los proveedores y las oportunidades de optimización de costes.

Reembolso de gastos de viaje

formsflow.ai admite flujos de trabajo de reembolso de viajes, incluida la carga de facturas y solicitudes de dietas para viajes y alojamiento. Obtenga un seguimiento e informes transparentes, un procesamiento de reembolsos más rápido, accesibilidad móvil, integración con sistemas de gestión de gastos y una sólida pista de auditoría. Automatice los procesos de los formularios de reembolso de viajes para reducir la carga administrativa y mejorar la satisfacción de los empleados.

Problema

La gestión ineficaz de las solicitudes de reembolso de gastos de viaje provoca retrasos en la tramitación, posibles errores y empleados frustrados.

Solución formsflow.ai

Los empleados pueden enviar fácilmente solicitudes de reembolso de viajes a través de la plataforma, recopilando detalles esenciales como recibos e información sobre el viaje.

Características de la solución

Flujos de trabajo mejorados: La compatibilidad de la plataforma con los flujos de trabajo BPMN/DMN permite automatizar procesos complejos de aprobación de reembolsos
Análisis e informes: Esto incluye el seguimiento del estado de las solicitudes de reembolso y la visualización de los datos financieros para la toma de decisiones informadas.
Opciones de alojamiento: La plataforma garantiza que todos los datos enviados se conservan de forma segura en su formato original, ya sea en su propio servidor o en la nube pública o privada. Esto protege contra alteraciones accidentales o pérdida de datos, manteniendo la integridad de los registros financieros.
Automatización de la entrada de datos: Los adaptadores de formularios extraen y validan eficazmente la información de las solicitudes de reembolso. Esto garantiza que las solicitudes de reembolso se ajusten a las normas de la empresa y a los requisitos reglamentarios, mejorando así el cumplimiento y la seguridad de los datos.
Notificaciones en directo: Las notificaciones push y las alertas por correo electrónico envían mensajes en directo durante todo el proceso. Esto incluye el envío a los empleados de notificaciones de aprobación y actualizaciones de estado.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Tramitación más rápida: Una vez que el sistema recibe una solicitud, puede enviarla al personal adecuado para su aprobación y pago sin retrasos asociados al papeleo físico.
Cumplimiento de las políticas: Los sistemas automatizados pueden programarse para aplicar automáticamente las políticas de viajes de la empresa. Esto garantiza que todas las solicitudes de reembolso se ajusten a las directrices establecidas.
Escalabilidad: Los sistemas automatizados son fácilmente escalables y pueden gestionar un mayor volumen de solicitudes sin añadir un aumento proporcional del trabajo administrativo.
Análisis de datos: Los departamentos financieros pueden analizar los patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones basadas en datos para optimizar los gastos de viaje.
Ahorro de costes: Al reducir el papeleo, eliminar la introducción manual de datos y agilizar los procesos, la automatización puede suponer un ahorro de costes para el departamento financiero.

Casos prácticos del Departamento Financiero

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Reembolso de gastos

Problema

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Características de la solución

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Renovación de contratos

Problema

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Características de la solución

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Solicitudes de regalos de empresa

Problema

Solución formsflow.ai

Características de la solución

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Órdenes de compra

Problema

Solución formsflow.ai

Características de la solución

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Reembolso de gastos de viaje

Problema

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Características de la solución

Ventajas de la solución formsflow.ai:

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