Digitalização de Formulários do Governo com fluxo de formulários.ai

Antecedentes

No mundo de hoje, as empresas estão se tornando mais dependentes da tecnologia para racionalizar seus processos, reduzir a carga de trabalho e aumentar a produtividade. Isto não foi diferente para a Public Service Agency (PSA) da British Columbia, Canadá. 

PSA fornece serviços relacionados a benefícios, saúde e bem-estar, empregos e contratação, e aprendizagem e educação ao público. A organização estava enfrentando problemas significativos com seu sistema de formulários em papel, criando uma carga de trabalho considerável para seu pessoal, causando atrasos em seu fluxo de trabalho, sem uma análise de dados para melhorar seus serviços.

O problema

A fim de oferecer uma ampla gama de programas e serviços diversos, a PSA sempre confiou em formulários baseados em papel que estavam se mostrando cada vez mais difíceis de gerenciar e rastrear. O processo manual de coleta, classificação e processamento dos dados era demorado e propenso a erros humanos, causando um acúmulo de papelada a ser processada. Além disso, não havia como rastrear o progresso dos formulários, deixando o pessoal no escuro sobre o status de seu trabalho.

Outro problema significativo foi a falta de análise de dados. Com formulários em papel, não havia como coletar e relatar dados como o tempo que levava para processar um formulário ou o número de formulários apresentados durante um período específico. Isto dificultou a otimização de seus serviços e a melhoria de seu fluxo de trabalho.

A solução

Para superar estes desafios, a PSA começou a explorar soluções de formulário digital que pudessem agilizar seu fluxo de trabalho, reduzir sua carga de trabalho e fornecer análise de dados para seus serviços.

A equipe analisou cuidadosamente três plataformas diferentes antes de se estabelecer no formsflow.ai. Foi a única que ofereceu formulários completos de ponta a ponta, fluxos de trabalho e análises e também atendeu aos requisitos de segurança do Governo da Colômbia Britânica. 

Entre as muitas características poderosas do formsflow.ai, o PSA viu um enorme benefício para seu caso de uso, sendo uma solução de código baixo, o que significa que não havia necessidade de desenvolvedores criarem formulários e fluxos de trabalho ad hoc. A capacidade de criar rapidamente um formulário e fluxo de trabalho foi um fator chave na decisão da agência.

Outro benefício importante para a equipe do PSA foi que não há taxas de licença para usar o formsflow.ai. Há uma iniciativa governamental na Colômbia Britânica para usar tecnologia de código aberto sempre que possível e se afastar de soluções empresariais caras que levam ao "lock-in" do fornecedor.

Entrega de projetos

A fase inicial de desenvolvimento do PSA foi realizada por dois fornecedores de entrega de projetos, TELUS e EY Design Studio (anteriormente Freshworks), que trabalharam com o PSA para entender o caso de uso do negócio, identificar possíveis soluções e instalar e implementar o formsflow.ai.

A AOT Technologies colaborou com a equipe de entrega no projeto, fornecendo treinamento e apoio aos fornecedores para garantir que a implementação fosse bem sucedida. A AOT também trabalhou com os usuários comerciais no PSA, capacitando o pessoal não técnico a criar e implantar formulários e fluxos de trabalho conforme necessário.

Os resultados

Desde a implementação do formsflow.ai, todos os formulários estão agora digitalizados e os fluxos de trabalho dos processos de negócios estão em funcionamento. São fornecidos relatórios sobre áreas como o número de solicitações, onde os formulários de solicitação estão em processo, e o número de formulários em períodos específicos.

Os usuários da PSA são capazes de projetar seus formulários e fluxos de trabalho muito rapidamente. Por exemplo, eles receberam um pedido urgente para fornecer um formulário para relatar o resfriado e a gripe, os usuários comerciais foram capazes de projetar e construir o formulário e o fluxo de trabalho necessários em menos de dois dias sem a necessidade de um desenvolvedor.

Allison Buchanon, Gerente de Projetos da PSA, disse:

"Nossa experiência com o formsflow.ai e a equipe da AOT Technologies tem sido muito positiva, eles têm sido muito úteis quando necessários para ajudar os fornecedores e fornecer treinamento sobre a solução".

A PSA acabou escolhendo o formsflow.ai para seus formulários de código baixo de ponta a ponta, fluxos de trabalho e análises, e porque era a única solução capaz de atender aos rigorosos requisitos de segurança do Governo da Colômbia Britânica.

Os principais benefícios do formsflow.ai incluem não haver taxas de licença ou bloqueio de fornecedor e a interface de usuário de arrastar e soltar que permite aos usuários comerciais projetar seus formulários e fluxos de trabalho rapidamente.

Conclusão

As poderosas características do formsflow.ai e os serviços profissionais prestados pela AOT Technologies resultaram na implementação bem sucedida da solução na Agência de Serviço Público da Colômbia Britânica.

A PSA digitalizou com sucesso todos os formulários, implementou fluxos de trabalho e gerou relatórios para obter valiosos insights sobre vários aspectos dos formulários e fluxos de trabalho. O que antes era um processo manual laborioso, agora está totalmente digitalizado e transparente.

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