Digitalización de formularios gubernamentales con formsflow.ai

Antecedentes

En el mundo actual, las empresas dependen cada vez más de la tecnología para agilizar sus procesos, reducir la carga de trabajo y aumentar la productividad. Esto no fue diferente para la Agencia de Servicios Públicos (PSA) de la Columbia Británica (Canadá). 

PSA ofrece al público servicios relacionados con las prestaciones, la salud y el bienestar, el empleo y la contratación, y el aprendizaje y la educación. La organización se enfrentaba a importantes problemas con su sistema de formularios en papel, lo que generaba una carga de trabajo considerable para su personal, provocaba retrasos en su flujo de trabajo y carecía de análisis de datos para mejorar sus servicios.

El problema

Para ofrecer una amplia gama de programas y servicios, PSA siempre había utilizado formularios en papel, cuya gestión y seguimiento resultaban cada vez más difíciles. El proceso manual de recopilación, clasificación y procesamiento de los datos requería mucho tiempo y era propenso a errores humanos, lo que provocaba una acumulación de papeleo por procesar. Además, no había forma de seguir el progreso de los formularios, lo que dejaba al personal a oscuras sobre el estado de su trabajo.

Otro problema importante era la falta de análisis de datos. Con los formularios en papel, no había forma de recopilar e informar sobre datos como el tiempo que se tarda en procesar un formulario o el número de formularios enviados en un periodo determinado. Esto dificultaba la optimización de sus servicios y la mejora de su flujo de trabajo.

La solución

Para superar estos retos, PSA empezó a explorar soluciones de formularios digitales que pudieran agilizar su flujo de trabajo, reducir su carga de trabajo y proporcionar análisis de datos para sus servicios.

El equipo examinó detenidamente tres plataformas diferentes antes de decidirse por formsflow.ai. Era la única que ofrecía formularios completos de extremo a extremo, flujos de trabajo y análisis y, además, cumplía los requisitos de seguridad del Gobierno de CB. 

 

Entre las muchas y potentes características de formsflow.ai, PSA vio un gran beneficio para su caso de uso en que fuera una solución de bajo código, lo que significa que no había necesidad de que los desarrolladores crearan formularios y flujos de trabajo ad hoc. La capacidad de configurar rápidamente un formulario y un flujo de trabajo fue un factor clave en la decisión de la agencia.

Otra ventaja importante para el equipo de PSA es que no hay que pagar licencias para utilizar formsflow.ai. Existe una iniciativa gubernamental en la Columbia Británica para utilizar tecnología de código abierto siempre que sea posible y alejarse de las costosas soluciones empresariales que conducen a la dependencia del proveedor.

Entrega de proyectos

La fase inicial de desarrollo para PSA corrió a cargo de dos proveedores de proyectos, TELUS y EY Design Studio (antes Freshworks), que trabajaron con PSA para comprender el caso de uso empresarial, identificar posibles soluciones e instalar e implantar formsflow.ai.

AOT Technologies colaboró con el equipo de entrega en el proyecto, proporcionando formación y apoyo a los vendedores para garantizar que la implantación fuera un éxito. AOT también trabajó con los usuarios empresariales de PSA, capacitando al personal no técnico para crear y desplegar formularios y flujos de trabajo según fuera necesario.

Resultados

Desde la implantación de formsflow.ai, todos los formularios están digitalizados y se han establecido flujos de trabajo de procesos empresariales racionalizados. Se proporcionan informes sobre áreas como el número de solicitudes, en qué punto del proceso se encuentran los formularios de solicitud y el número de formularios en periodos específicos.

Los usuarios de PSA pueden diseñar sus formularios y flujos de trabajo con gran rapidez. Por ejemplo, cuando recibieron una solicitud urgente de un formulario para notificar las enfermedades causadas por la gripe y el resfriado, los usuarios de la empresa pudieron diseñar y crear el formulario y el flujo de trabajo necesarios en menos de dos días sin necesidad de recurrir a un desarrollador.

Allison Buchanon, Directora de Proyectos de PSA, ha declarado lo siguiente:

"Nuestra experiencia con formsflow.ai y el equipo de AOT Technologies ha sido muy positiva, han sido de gran ayuda cuando se les ha requerido para ayudar a los proveedores y proporcionar formación sobre la solución"

 

 

PSA eligió finalmente formsflow.ai por sus formularios, flujos de trabajo y análisis integrales de bajo código, y porque era la única solución capaz de cumplir los estrictos requisitos de seguridad del Gobierno de la Columbia Británica.

Las principales ventajas de formsflow.ai son la ausencia de cuotas de licencia o de dependencia de un proveedor y la interfaz de usuario de arrastrar y soltar, que permite a los usuarios empresariales diseñar sus formularios y flujos de trabajo rápidamente.

Conclusión

Las potentes funciones de formsflow.ai y los servicios profesionales prestados por AOT Technologies permitieron implantar con éxito la solución en la Agencia de Servicios Públicos de BC.

PSA digitalizó con éxito todos los formularios, implantó flujos de trabajo y generó informes para obtener información valiosa sobre diversos aspectos de los formularios y los flujos de trabajo. Lo que antes era un laborioso proceso manual, ahora está totalmente digitalizado y es transparente.

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