Mit Workflow-Automatisierung den Weg durch das Bürolabyrinth finden

Mehr als nur Formulare

AOT Technologies' formsflow.ai bietet das Versprechen und die Möglichkeit, Online-Formulare schnell und einfach anzupassen und neue Formulare zu erstellen, wenn neue Anforderungen entstehen. Allein diese Leistung macht formsflow.ai zu einer attraktiven Idee für viele Bürosituationen, aber es gibt noch mehr!

Wie Matthew Anderson, Berater für digitale Transformation bei AOT, anmerkt, "ist der Workflow das Bindegewebe des Bürolebens, und hier glänzt formsflow.ai wirklich."

Matthew meint, dass es für Unternehmen, die gerade erst mit der digitalen Transformation beginnen, sogar noch dringender als die Erstellung von Online-Formularen ist, zu verfolgen, wo die Arbeit hingeht und wer was als nächstes zu tun hat.

"Vor allem, wenn Unternehmen wachsen, wird die Vorstellung, dass man das Formular einfach den Flur hinunterlaufen kann, hoffnungslos umständlich", so Matthew, "aber den Arbeitsablauf mit Hilfe von E-Mails oder Excel-Tabellen zu verfolgen, ist fast genauso unpraktisch."

Eine neue Ära

Matthew merkt an, dass formsflow.ai über die ausgefeilten Funktionen verfügt, die ein Büro benötigt, um seine Geschäftsprozesse in das einundzwanzigste Jahrhundert zu bringen. Mit der Workflow-Automatisierung können Manager die Mitarbeiter nach ihren Aufgaben einteilen und automatische Benachrichtigungen einrichten, wenn ein Formular für die Auswertung durch eine bestimmte Gruppe bereit ist.

So können beispielsweise einige Mitarbeiter zu Prüfern und andere zu Genehmigern gemacht werden, und wenn Ihre Mitarbeiter weitere Informationen vom Antragsteller benötigen, kann formsflow.ai so eingerichtet werden, dass auch der Antragsteller benachrichtigt wird.

Die Einfachheit von formsflow.ai's Drag-and-Drop-Workflow-Builder bedeutet, dass Sie Icons in der praktischen Schnittstelle hinzufügen und verschieben können, während Sie den gewünschten Workflow abbilden.
Mit CamundasImplementierung von BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) können Sie die gesamte bedingte Logik und Verzweigung verwenden, die Sie wünschen, um den Arbeitsablauf Ihrer Formulare vorwegzunehmen.

Den Überblick behalten

Mit den Camunda-Filtern können Nutzer beispielsweise überprüfen, wie viele Aufgaben ihnen zugewiesen wurden und wie viele Aufgaben in ihrer Gruppe noch nicht erledigt sind. Die Filter sind zwar nicht per Drag & Drop zu bedienen, aber sie sind leicht zu finden und können für eine spätere Verwendung gespeichert werden.

Ein weiterer Vorteil der Camunda-Filter besteht darin, dass, wenn ein Benutzer mit der Arbeit an einem Formular beginnt, aber in den Urlaub fährt, ein anderes Mitglied derselben Gruppe das Formular "beanspruchen" kann, um daran weiterzuarbeiten. Der Benutzer kann auch überprüfen, welche Aufgaben heute oder in einer bestimmten Anzahl von Tagen fällig sind.

Es gibt auch einen Filter, um Aufgaben zu finden, die überfällig sind, aber mit der Fähigkeit von formsflow.ai, Warnungen zu senden, können Sie sicherstellen, dass Sie nicht überrascht werden, wenn eine Frist näher rückt.

Wer ist zuerst dran?

Damit all dies funktioniert, ist ein hervorragendes Identitätsmanagement erforderlich, das formsflow.ai durch seine Keycloak-Komponente bietet, um den Zugriff auf Ihre Daten zuverlässig zu sichern. Sie unterstützt eine "need to know"-Philosophie, durch die Sie festlegen können, welche Gruppen, die welche Aufgaben erledigen, welche Art von Zugriff erhalten sollen.

Und um das Ganze abzurunden, können Sie mit Hilfe der Redash-Komponente von formsflow.ai Datenanalysen durchführen, die praktische Dashboards zum Stand Ihrer Prozesse darstellen und sogar Muster aus den Formularen selbst extrahieren können.

Und das alles mit einem kostenlosen Open-Source-Programm! Aber warten Sie, es gibt noch mehr!

Roboter auf Kommando

Wenn Sie sich erst einmal an all die regulären Funktionen von formsflow.ai gewöhnt haben, möchten Sie vielleicht sogar die nächste Stufe erreichen: die Automatisierung eines Teils der Entscheidungsfindung. Mit der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) können Sie Miniprogramme erstellen, die noch anspruchsvollere und zeitsparendere Aktionen durchführen.

Lassen Sie sich von den Robotern nicht einschüchtern. RPA ist nur eine noch robustere Methode, um Bedingungen zu analysieren und eine Antwort zu erstellen. AOT ist eine Partnerschaft mit Robocorp eingegangen, so dass RPA leistungsstark in formsflow.ai integriert werden kann.

Ein Beispiel für die Leistungsfähigkeit von RPA ist seine Fähigkeit, bestimmte Felder eines Formulars zu scannen und dann online nach Informationen über ein Unternehmen zu suchen, das einen Antrag stellt.

Seien Sie Ihr eigener Programmierer

Da formsflow.ai eine integrierte Suite leistungsstarker Tools für die Erstellung von Formularen, die Abbildung von Arbeitsabläufen und die Durchführung von Datenanalysen ist, erhalten Sie eine großartige Kombination von Tools in einem einzigen Paket. Es handelt sich um eine quelloffene Low-Code-Lösung, die genau das sein könnte, wonach Ihr Büro sucht, und sowohl die Formulargestaltung als auch die Abbildung von Arbeitsabläufen können von Ihren eigenen Mitarbeitern durchgeführt werden. Es ist kein professioneller Programmierer erforderlich.

"Wir bei AOT sind wirklich begeistert, dass formsflow.ai so viel in einer Büroumgebung bewirken kann", sagte Matthew, "und wir glauben, dass die Workflow-Automatisierung ein großer Teil davon ist."

Egal, ob es sich um Formulare für Unternehmensanmeldungen, Stipendien, Leistungsbeurteilungen, Mitarbeitereinführungen, Angelscheine, Eskalationen oder Fallmanagement handelt, formsflow.ai hat alles für Sie.

"Letztlich ist formsflow.ai mehr als nur ein Formular", sagt Matthew. "Es ist eine neue Art zu arbeiten."

Der Durchbruch

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie dem Bürolabyrinth entfliehen können? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie formsflow.ai Ihre Geschäftsprozesse verändern kann!