Finanz Formular Workflow Automatisierung

Automatisieren Sie die Abläufe Ihrer Finanzabteilung mit formsflow.ai

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Kostenerstattungen

Machen Sie Ihre Finanzabteilung effektiver und effizienter, indem Sie Formulare für die Spesenerstattung automatisieren. Mit den BPMN-Workflows von formsflow.ai können Sie Fehler in Ihrem Spesenabrechnungsprozess reduzieren, indem Sie den Mitarbeitern das Hochladen von Belegen und Spesendetails erleichtern, Beträge automatisch berechnen und den Genehmigungsprozess optimieren.

Problem

Herausforderungen für die Finanzabteilung bei der effizienten Verwaltung von Kostenerstattungsanträgen können zu Verzögerungen bei der Bearbeitung, möglichen Fehlern und einem Mangel an Transparenz im Erstattungsprozess führen.

formsflow.ai Lösung

Die neue Lösung bietet leistungsstarke Workflows, Echtzeit-Analysen, die wertvolle Einblicke in Ausgabentrends und -muster bieten, sowie benutzerdefinierte Komponenten in den Formularen, um eine umfassende Datenerfassung und die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten.

Merkmale der Lösung

Effiziente Datensatzverwaltung: Durch den Einsatz von Formularadaptern wird der Prozess der Speseneinreichung rationalisiert. RPA-Bots können Informationen aus Erstattungsformularen extrahieren und validieren, um Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.
Aufbewahrung von Spesenaufzeichnungen: Das Speichern von Erstattungsformularen als PDF-Dokumente stellt sicher, dass die ausgabenbezogenen Daten in ihrem ursprünglichen Format erhalten bleiben.
Finanzielle Einblicke: Live-Analyse-Dashboards bieten eine Datenvisualisierung in Echtzeit und ermöglichen es den Finanzverantwortlichen, Erstattungsanträge und Ausgaben effizient zu überwachen und darüber zu berichten.
Strenge Qualitätskontrolle: Die Festlegung von Benutzerautorisierungsrollen im Admin-Modul ermöglicht die Kontrolle über den Erstattungsprozess. Dies gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -standards und verbessert die Qualitätskontrolle.
Nahtloses Workflow-Management: Die Einbindung von branchenüblichen BPMN/DMN-Workflows erleichtert die Weiterleitung von Erstattungsanträgen durch einen organisierten Genehmigungsprozess.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Skalierbarkeit: Ermöglicht es der Finanzabteilung, ein wachsendes Volumen an Spesenabrechnungen zu bearbeiten, ohne dass die Ressourcen proportional erhöht werden müssen.
Effizienz: Die Verringerung von Fehlern bei der Datenverarbeitung verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit.
Kontinuierliche Überwachung: Strengere Kostenkontrolle, weniger Fehler und datengesteuerte Verbesserungen.
Sicherheit: Schützen Sie sensible Finanzdaten und sorgen Sie für die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzstandards.
Fehlervermeidung: Die Automatisierung verringert die Möglichkeit von Fehlern und Richtlinienverstößen und trägt damit erheblich zur Effizienz der Finanzabteilung bei.
Optimierung der Ressourcen: Bietet wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster und trägt so zu einem besseren Finanzmanagement bei.

Vertragsverlängerungen

Die Automatisierung der Verarbeitung von Vertragsverlängerungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, darunter Zeitersparnis, höhere Genauigkeit, verbessertes Compliance- und Risikomanagement, optimierte Arbeitsabläufe, bessere Sichtbarkeit und Nachverfolgung, verbessertes Management der Lieferantenbeziehungen und Skalierbarkeit.

Problem

Schwierigkeiten bei der manuellen Nachverfolgung und Bearbeitung von Vertragsverlängerungen können zu verpassten Fristen, erhöhtem Verwaltungsaufwand und potenziellen finanziellen Risiken führen.

formsflow.ai Lösung

Finanzteams können auf einfache Weise Vertragsverlängerungsformulare erstellen, einschließlich benutzerdefinierter Komponenten zur Erfassung spezifischer Informationen und automatisierter Aufgaben und Erinnerungen, damit alle Parteien informiert sind und den Zeitplan einhalten können.

Merkmale der Lösung

Benutzerzugriffskontrolle: Das User Admin Dashboard verbessert die Qualitätssicherung und die Datensicherheit, indem es den Zugang zu sensiblen Vertragsinformationen einschränkt und so das Risiko von Datenschutzverletzungen mindert.
Vertragserhaltung: Um die Integrität und Sicherheit von Vertragsverlängerungsinformationen zu wahren, ist die Möglichkeit, Vertragsverlängerungsformulare als PDF-Dokumente zu exportieren, von unschätzbarem Wert.
Automatisierung der Dateneingabe und Datenbankverwaltung: Formularadapter können verwendet werden, um wichtige Informationen aus Verlängerungsformularen zu extrahieren und nahtlos in die Datenbank der Finanzabteilung zu integrieren.
Interaktive analytische Dashboards: Detaillierte Einblicke in Vertragsverlängerungsprozesse. Vorgesetzte und Finanzpersonal können den Fortschritt von Vertragsverlängerungen einfach visualisieren und überwachen.
Code-arme Workflows: Workflows können mit Drag-and-Drop-Tools entworfen werden, ohne dass BPMN/DMN verwendet werden muss. Diese Workflows können den gesamten Vertragserneuerungsprozess leiten und automatisieren und sicherstellen, dass jeder Schritt von der Vertragsprüfung bis zur Genehmigung durch den Kunden konsequent eingehalten wird.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Konsistenz: Durch die Verwendung von vordefinierten Vorlagen und standardisierten Feldern wird sichergestellt, dass alle Verträge das gleiche Format haben und die wesentlichen Bedingungen enthalten.
Effizienz und Zeitersparnis: Der Bedarf an wiederholter manueller Dateneingabe und Papierkram wird reduziert. Dies spart Zeit für Finanzfachleute.
Compliance und Risikomanagement: Die Workflow-Regeln stellen sicher, dass die Verträge den rechtlichen und behördlichen Anforderungen entsprechen, wodurch das Unternehmen weniger rechtlichen und finanziellen Risiken ausgesetzt ist.
Genaue Aufzeichnungen: Automatisierte Systeme können Einblicke und Analysen in Bezug auf Vertragsverlängerungen generieren, die es den Finanzabteilungen ermöglichen, Trends zu erkennen, Vertragsbedingungen zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Lösung von Konflikten: Die Automatisierung kann die Beilegung von Vertragsstreitigkeiten erleichtern, indem sie an die zuständigen Personen oder Abteilungen zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet werden. Dadurch wird der Prozess beschleunigt und sichergestellt, dass Bedenken berücksichtigt und Konflikte gelöst werden.

Geschenkanfragen für Unternehmen

Der Prozess der Geschenkanforderung kann leicht automatisiert werden, um standardisierte Verfahren, Kostenkontrolle und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. formsflow.ai erleichtert die Verwaltung des gesamten Prozesses und stellt sicher, dass die Anforderungen effizient erfüllt werden.

Problem

Die Mitarbeiter können ihre Geschenkanträge mühelos über die Plattform einreichen und so einen gut strukturierten Prozess in Gang setzen, der die Nachverfolgung, die Budgetverwaltung und die Genehmigungsabläufe vereinfacht.

formsflow.ai Lösung

Die Mitarbeiter können ihre Geschenkanträge mühelos einreichen und damit einen gut strukturierten Prozess in Gang setzen, der die Nachverfolgung, die Budgetverwaltung und die Genehmigungsabläufe vereinfacht.

Merkmale der Lösung

Effiziente Formularverarbeitung: Durch die Funktion der Formularbündelung kann die Plattform die Verwendung mehrerer Formulare für Geschenkanträge automatisieren. Diese Funktion verringert die Reibung zwischen den Nutzern und verbessert die Gesamteffizienz.
Datensicherheit: Die Finanzabteilung kann Informationen vor versehentlichen Änderungen oder Datenverlusten schützen und so die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Aufzeichnungen aufrechterhalten.
Einblicke in Echtzeit: Das interaktive Analyse-Dashboard der Plattform ermöglicht die Visualisierung von Daten in Echtzeit. Teams können Trends bei Geschenkanfragen überwachen und analysieren, was die Transparenz erhöht und eine bessere Zuweisung von Ressourcen für Unternehmensgeschenke ermöglicht.
Benutzerkontrollen: Dies gewährleistet nicht nur die Richtigkeit der Geschenkanträge, sondern erhöht auch die Datensicherheit, indem der Zugang zu sensiblen Informationen eingeschränkt wird, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert wird.
Effiziente Arbeitsabläufe: Die Implementierung von Standard-BPMN/DMN-Workflows ermöglicht einen strukturierten und standardisierten Prozess für die Bearbeitung von Geschenkanträgen.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Optimierung der Ressourcen: Reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Genauigkeit und ermöglicht eine bessere Zuweisung der Mitarbeiter der Finanzabteilung für höherwertige Aufgaben.
Verbesserte Compliance: Die Automatisierung der Anlagenverfolgung kann dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien zu gewährleisten.
Kostenreduzierung: Bessere Datentransparenz führt zu besserer Compliance, Kostenkontrolle und allgemeiner Prozessoptimierung.
Sicherheit: Die Sicherheitsfunktionen tragen gemeinsam dazu bei, sensible Finanzdaten zu schützen und die mit manuellen, papierbasierten Prozessen verbundenen Risiken zu mindern.
Skalierbarkeit: Die Bündelung von Formularen in automatisierten Systemen bedeutet, dass diese mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können und die Belastung durch ältere Lösungen verringert wird.
Exaktheit: Durch die Reduzierung menschlicher Fehler bei der Dateneingabe und bei der Bearbeitung von Geschenkanträgen wird das Risiko von Streitigkeiten und Konflikten im Zusammenhang mit Geschenkanträgen verringert.

Bestellungen

Bestellformulare können einfach erstellt und an einen automatisierten Workflow angehängt werden, um Fehler zu reduzieren und den Beschaffungsprozess zu optimieren. Autorisierte Mitarbeiter können Bestellungen elektronisch erstellen, einreichen und überprüfen und den Bestellstatus in Echtzeit verfolgen.

Problem

Unternehmen haben Probleme bei der Verwaltung von Bestellungen, was zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Aufträgen und zu Schwierigkeiten bei der Verfolgung und Prüfung von Ausgaben führt.

formsflow.ai Lösung

Die Automatisierung von Bestellungen rationalisiert den Prozess, indem sie die elektronische Einreichung ermöglicht, Arbeitsabläufe automatisiert und Ausgaben in Echtzeit verfolgt.

Merkmale der Lösung

Globales Engagement der Lieferanten: Durch die Nutzung der Funktion Mehrsprachige Formularfelder können Bestellformulare in mehreren Sprachen zugänglich gemacht werden.
Benutzerzugriffskontrolle: Die Implementierung von Berechtigungsstufen stellt sicher, dass die Bestellvorgänge mit den Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens übereinstimmen.
Nahtlose Integration: Formularadapter integrieren die Versionskontrolle von Dokumenten mit anderen Systemen oder Dokumentenspeichern und gewährleisten einen reibungslosen Datenaustausch in Echtzeit.
Analytik in Echtzeit: Das interaktive Analyse-Dashboard bietet Echtzeit-Einblicke in Trends bei Bestellungen und ermöglicht es Finanzmanagern, datengestützte Entscheidungen zeitnah zu treffen.
Effiziente Kommunikation: Die E-Mail-Konfiguration ermöglicht die automatische Benachrichtigung der Beteiligten, wenn Änderungen an Dokumenten vorgeschlagen, geprüft oder genehmigt werden.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Kosteneinsparungen: Weniger Fehler, die zu kostspieligen Diskrepanzen führen könnten, und potenzielle Einsparungen durch bessere Verhandlungen mit Lieferanten und Compliance-Management.
Prozess-Konsistenz: Die Automatisierung stellt sicher, dass Bestellungen einem standardisierten Arbeitsablauf folgen und die Unternehmensrichtlinien und Compliance-Vorschriften einhalten.
Sichtbarkeit und Transparenz: Automatisierte Systeme verfolgen den Fortschritt von Aufträgen, identifizieren Engpässe und treffen fundierte Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Informationen.
Prüfpfad: Dieses Protokoll enthält Einzelheiten darüber, wer eine Bestellung erstellt, geändert, genehmigt oder abgelehnt hat, was für interne Prüfungen und die Einhaltung von Vorschriften von unschätzbarem Wert ist.
Berichte und Analysen: Die Automatisierung liefert die Daten, die für eine eingehende Analyse von Einkaufstrends, Lieferantenleistung und Kostenoptimierungsmöglichkeiten erforderlich sind.

Reisekostenerstattung

formsflow.ai unterstützt Workflows zur Reisekostenerstattung, einschließlich des Hochladens von Rechnungen und Pauschalanträgen für Reisen und Unterkünfte. Profitieren Sie von transparenter Nachverfolgung und Berichterstattung, schnellerer Erstattungsverarbeitung, mobiler Erreichbarkeit, Integration mit Spesenmanagementsystemen und einem robusten Prüfpfad. Automatisieren Sie Prozesse für Reisekostenerstattungsformulare, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

Problem

Eine ineffiziente Bearbeitung von Reisekostenerstattungsanträgen führt zu Verzögerungen bei der Bearbeitung, möglichen Fehlern und frustrierten Mitarbeitern.

formsflow.ai Lösung

Mitarbeiter können Reisekostenerstattungsanträge einfach über die Plattform einreichen und dabei wichtige Details wie Belege und Reiseinformationen erfassen.

Merkmale der Lösung

Verbesserte Workflows: Die Unterstützung der Plattform für BPMN/DMN-Workflows ermöglicht die Automatisierung komplexer Prozesse zur Genehmigung von Erstattungen
Analytik und Berichterstattung: Dazu gehören die Verfolgung des Status von Erstattungsanträgen und die Visualisierung von Finanzdaten für fundierte Entscheidungen.
Hosting-Optionen: Die Plattform stellt sicher, dass alle übermittelten Daten sicher in ihrem ursprünglichen Format vor Ort oder in der öffentlichen oder privaten Cloud aufbewahrt werden. Dies schützt vor versehentlichen Änderungen oder Datenverlust und bewahrt die Integrität der Finanzdaten.
Automatisierung der Dateneingabe: Form Adapters extrahieren und validieren effizient Informationen aus Erstattungsanträgen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Erstattungsanträge den Unternehmensstandards und gesetzlichen Anforderungen entsprechen, was die Compliance und die Datensicherheit erhöht.
Live-Benachrichtigungen: Push-Benachrichtigungen und E-Mail-Warnungen liefern Live-Nachrichten während des gesamten Prozesses. Dazu gehören Genehmigungsbenachrichtigungen und Statusaktualisierungen für Mitarbeiter.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Schnellere Bearbeitung: Sobald das System einen Antrag erhält, kann es ihn an die zuständigen Mitarbeiter zur Genehmigung und Zahlung weiterleiten, ohne dass es zu Verzögerungen durch Papierkram kommt.
Einhaltung von Richtlinien: Automatisierte Systeme können so programmiert werden, dass sie die Reiserichtlinien des Unternehmens automatisch durchsetzen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Erstattungsanträge den festgelegten Richtlinien entsprechen.
Skalierbarkeit: Automatisierte Systeme sind leicht skalierbar und können ein höheres Volumen an Anfragen bewältigen, ohne dass der Verwaltungsaufwand proportional zunimmt.
Datenanalyse: Finanzabteilungen können Ausgabenmuster analysieren, Kosteneinsparungsmöglichkeiten identifizieren und datengestützte Entscheidungen zur Optimierung der Reisekosten treffen.
Kosteneinsparungen: Durch die Verringerung des Papierkrams, die Beseitigung der manuellen Dateneingabe und die Straffung der Prozesse kann die Automatisierung zu Kosteneinsparungen für die Finanzabteilung führen.

Anwendungsfälle der Finanzabteilung

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Kostenerstattungen

Problem

formsflow.ai Lösung

Merkmale der Lösung

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Vertragsverlängerungen

Problem

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Merkmale der Lösung

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Geschenkanfragen für Unternehmen

Problem

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Merkmale der Lösung

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Bestellungen

Problem

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Merkmale der Lösung

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Reisekostenerstattung

Problem

formsflow.ai Lösung

Merkmale der Lösung

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

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