Se frayer un chemin dans le labyrinthe du bureau grâce à l'automatisation du flux de travail

Plus que de simples formulaires

Formflow.ai d'AOT Technologies offre la promesse et la puissance d'une personnalisation rapide des formulaires en ligne, facilitant la création de nouveaux formulaires lorsque de nouveaux besoins apparaissent. Rien que cette puissance fait de formsflow.ai une idée attrayante pour de nombreuses situations de bureau, mais il y a plus !

Comme le note Matthew Anderson, consultant en transformation numérique ici chez AOT, "le flux de travail est le tissu conjonctif de la vie de bureau, et c'est là que formsflow.ai brille vraiment."

Selon Matthew, pour les entreprises qui commencent tout juste leur transformation numérique, savoir où va le travail et qui doit faire quoi ensuite est en fait un besoin encore plus urgent que la création de formulaires en ligne.

"En particulier lorsque les entreprises se développent, l'idée que vous puissiez simplement faire circuler le formulaire dans le couloir devient désespérément encombrante", a déclaré Matthew, "mais suivre le flux de travail en utilisant des e-mails ou des feuilles de calcul Excel est presque aussi irréalisable."

Une nouvelle ère

Matthew note que formsflow.ai possède les fonctionnalités sophistiquées dont un bureau pourrait avoir besoin pour faire entrer ses processus commerciaux dans le XXIe siècle. Grâce à l'automatisation du flux de travail, les responsables peuvent répartir le personnel en fonction de ses tâches, et mettre en place des alertes automatiques lorsqu'un formulaire est prêt à être évalué par un groupe particulier.

Par exemple, certains membres du personnel peuvent devenir des réviseurs et d'autres des approbateurs, et si votre personnel a besoin de plus d'informations de la part du demandeur, formsflow.ai peut être configuré pour alerter le demandeur également.

Grâce à la facilité du générateur de flux de travail par glisser-déposer de formsflow.ai, vous pouvez ajouter et déplacer des icônes dans l'interface pratique à mesure que vous établissez le flux de travail souhaité.
Grâce à l'implémentation de BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) de Camunda, vous pouvez utiliser toute la logique conditionnelle et les branchements que vous souhaitez afin d'anticiper le flux de travail que vos formulaires suivront.

Garder la trace de tout

Les filtres de Camunda permettent aux utilisateurs de vérifier le nombre de tâches qui leur ont été attribuées et le nombre de tâches non réclamées dans leur groupe, par exemple. Bien qu'il ne s'agisse pas de glisser-déposer, les filtres sont faciles à comprendre et peuvent être enregistrés pour une utilisation ultérieure.

Un autre avantage des filtres Camunda est que si un utilisateur commence à travailler sur un formulaire mais part en vacances, un autre membre du même groupe peut "réclamer" le formulaire afin de continuer à travailler dessus. L'utilisateur peut également vérifier quelles tâches doivent être exécutées aujourd'hui ou dans un certain nombre de jours.

Il y a également un filtre pour rechercher les tâches qui sont en retard, mais avec la capacité de formsflow.ai d'envoyer des alertes, vous pouvez vous assurer que vous ne serez jamais pris par surprise quand une date limite approche.

Qui est le premier ?

Pour que tout cela fonctionne, il faut notamment une excellente gestion des identités, que formsflow.ai fournit par le biais de son composant Keycloak pour sécuriser de manière fiable l'accès à vos données. Il prend en charge une philosophie de "besoin de savoir" grâce à laquelle vous pouvez spécifier quels groupes effectuant quelles tâches doivent avoir quel type d'accès.

Et pour couronner le tout, il y a les analyses de données que vous pouvez exécuter, avec l'aimable autorisation du composant Redash de formsflow.ai, qui peut présenter des tableaux de bord pratiques sur l'état d'avancement de vos processus et même extraire des modèles des formulaires eux-mêmes.

Tout cela dans un programme à code source ouvert et gratuit ! Mais attendez, ce n'est pas tout !

Robots sur commande

Une fois que vous vous serez habitué à toutes les fonctionnalités habituelles de formsflow.ai, vous voudrez peut-être passer au niveau supérieur : automatiser une partie de la prise de décision. Grâce à l'automatisation des processus robotisés (RPA), vous pouvez créer des mini-programmes pour entreprendre des actions encore plus sophistiquées, qui vous feront gagner du temps.

Ne laissez pas les robots vous effrayer. La RPA est juste un moyen encore plus robuste d'analyser les conditions et de créer une réponse. AOT a établi un partenariat avec Robocorp afin que la RPA puisse être puissamment intégrée à formsflow.ai.

Un exemple de la puissance de la RPA est sa capacité à scanner des champs particuliers d'un formulaire et à vérifier ensuite en ligne des informations sur une entreprise qui fait une demande, par exemple.

Devenez votre propre programmeur

Parce que formsflow.ai est une suite intégrée d'outils puissants permettant de créer des formulaires, de cartographier le flux de travail et d'effectuer des analyses de données, vous bénéficiez d'une excellente combinaison d'outils dans un seul et même package. Il s'agit d'une solution open-source à faible code qui pourrait être exactement ce que votre bureau recherche, et la conception des formulaires et la cartographie du flux de travail peuvent être effectuées par votre propre personnel. Aucun programmeur professionnel n'est nécessaire.

"Chez AOT, nous sommes vraiment enthousiastes à l'idée que formsflow.ai puisse faire une telle différence dans un environnement de bureau", a déclaré Matthew, "et nous pensons que l'automatisation du flux de travail en est une grande partie."

Que vos formulaires soient destinés à l'enregistrement d'entreprises, à des bourses d'études, à des évaluations de performances, à l'accueil d'employés, à des permis de pêche, à des escalades ou à la gestion de cas, formsflow.ai vous couvre.

"En fin de compte, formsflow.ai est plus que des formulaires", a déclaré Matthew. "C'est une nouvelle façon de travailler".

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