Automatisation du flux de travail des formulaires de finance

Automatisez les processus de votre département financier avec formsflow.ai

Essayez-le maintenant

Remboursements de frais

Rendez votre département financier plus efficace et efficient en automatisant les formulaires de remboursement de frais. Avec les workflows BPMN de formsflow.ai, vous pouvez réduire les erreurs dans votre processus de remboursement des frais en permettant aux employés de télécharger rapidement et facilement les reçus et les détails de leurs dépenses, en calculant automatiquement les montants et en rationalisant le processus d'approbation.

Problème

Les difficultés rencontrées par le service financier pour gérer efficacement les demandes de remboursement de frais peuvent entraîner des retards de traitement, des erreurs potentielles et un manque de transparence dans le processus de remboursement.

Solution formsflow.ai

La nouvelle solution propose des flux de travail puissants, des analyses en temps réel, offrant des informations précieuses sur les tendances et les modèles de dépenses, et des composants personnalisés dans les formulaires afin de garantir une collecte de données complète et le respect de la politique.

Caractéristiques de la solution

Gestion efficace des dossiers : L'utilisation d'adaptateurs de formulaires rationalise le processus de soumission des dépenses. Les robots RPA peuvent extraire et valider les informations des formulaires de remboursement, garantissant ainsi leur exactitude et leur exhaustivité.
Préservation des notes de frais : L'enregistrement des formulaires de remboursement au format PDF garantit la conservation des données relatives aux dépenses dans leur format d'origine.
Perspectives financières : Les tableaux de bord analytiques en direct offrent une visualisation des données en temps réel, ce qui permet aux superviseurs financiers de contrôler et de rendre compte des demandes de remboursement et des dépenses de manière efficace.
Un contrôle de qualité rigoureux : La définition des rôles d'autorisation des utilisateurs dans le module d'administration permet de contrôler le processus de remboursement. Cela garantit la conformité avec les politiques et les normes de l'entreprise, améliorant ainsi les mesures de contrôle de la qualité.
Gestion transparente des flux de travail : L'intégration de flux de travail BPMN/DMN standard facilite l'acheminement des demandes de remboursement par le biais d'un processus d'approbation organisé.

Avantages de la solution formsflow.ai :

Évolutivité : Permet au service financier de traiter un volume croissant de notes de frais sans augmentation proportionnelle des ressources.
Efficacité : La réduction des erreurs dans le traitement des données améliore la satisfaction des employés.
Contrôle continu : Contrôle plus strict des dépenses, réduction des erreurs et améliorations fondées sur des données.
Sécurité : Protéger les données financières sensibles et veiller au respect des normes de sécurité et de confidentialité.
Prévention des erreurs : En réduisant les risques d'erreurs et de violations des politiques, l'automatisation contribue de manière significative à l'efficacité du département financier.
Optimisation des ressources : Fournit des informations précieuses sur les schémas de dépenses, contribuant ainsi à une meilleure gestion financière.

Afficher plus

Renouvellement des contrats

L'automatisation du processus de traitement des renouvellements de contrats présente de nombreux avantages, notamment un gain de temps, une plus grande précision, une amélioration de la conformité et de la gestion des risques, une rationalisation des flux de travail, une meilleure visibilité et un meilleur suivi, une amélioration de la gestion des relations avec les fournisseurs et une plus grande évolutivité.

Problème

Les difficultés rencontrées dans la gestion manuelle du suivi et du traitement des renouvellements de contrats pourraient entraîner des retards, une augmentation de la charge administrative et des risques financiers potentiels.

Solution formsflow.ai

Les équipes financières peuvent facilement créer des formulaires de renouvellement de contrat, y compris des composants personnalisés pour collecter des informations spécifiques et des tâches et rappels automatisés, afin que toutes les parties soient informées et respectent le calendrier.

Caractéristiques de la solution

Contrôle de l'accès des utilisateurs : Le tableau de bord d'administration des utilisateurs renforce l'assurance qualité et la sécurité des données en limitant l'accès aux informations contractuelles sensibles, réduisant ainsi le risque d'atteinte à la vie privée.
Préservation des contrats : Pour préserver l'intégrité et la sécurité des informations relatives au renouvellement des contrats, la possibilité d'exporter les formulaires de renouvellement des contrats sous forme de documents PDF est inestimable.
Automatisation de la saisie des données et gestion des bases de données : Les adaptateurs de formulaires peuvent être utilisés pour extraire des informations essentielles des formulaires de renouvellement et les intégrer de manière transparente dans la base de données du département financier.
Tableaux de bord analytiques interactifs : Des informations détaillées sur les processus de renouvellement des contrats. Les superviseurs et le personnel financier peuvent facilement visualiser et suivre l'évolution des renouvellements.
Flux de travail à code réduit : Les flux de travail peuvent être conçus à l'aide d'outils de type "glisser-déposer", sans qu'il soit nécessaire d'utiliser BPMN/DMN. Ces flux peuvent guider et automatiser l'ensemble du processus de renouvellement des contrats, en veillant à ce que chaque étape soit suivie de manière cohérente, de la révision du contrat à l'approbation du client.

Avantages de la solution formsflow.ai :

Cohérence : L'utilisation de modèles prédéfinis et de champs normalisés permet de s'assurer que tous les contrats respectent le même format et incluent les conditions essentielles.
Efficacité et gain de temps : Réduit la nécessité d'une saisie manuelle répétitive des données et de la paperasserie. Les professionnels de la finance gagnent ainsi du temps.
Conformité et gestion des risques : Les règles de flux de travail garantissent que les contrats sont conformes aux exigences légales et réglementaires, réduisant ainsi l'exposition de l'organisation aux risques juridiques et financiers.
Des dossiers précis : Les systèmes automatisés peuvent générer des informations et des analyses relatives aux renouvellements de contrats, ce qui permet aux services financiers d'identifier les tendances, d'optimiser les conditions contractuelles et de prendre des décisions fondées sur des données.
Résolution des conflits : L'automatisation peut faciliter la résolution des litiges contractuels en les acheminant vers les personnes ou les services compétents pour examen et autorisation. Cela permet d'accélérer le processus et de s'assurer que les préoccupations sont prises en compte et les conflits résolus.

Afficher plus

Demandes de cadeaux d'entreprise

Souvent négligé jusqu'à ce que la saison arrive, le processus de demande de cadeaux d'entreprise peut être facilement automatisé pour fournir des procédures standardisées, le contrôle des coûts, et l'adhésion à la conformité. formsflow.ai rend l'ensemble du processus plus facile à gérer et assure que les demandes sont remplies efficacement.

Problème

Les employés peuvent facilement soumettre leurs demandes de dons par le biais de la plateforme, en lançant un processus bien structuré qui simplifie le suivi, la gestion du budget et les flux de travail d'approbation.

Solution formsflow.ai

Les employés peuvent facilement soumettre leurs demandes de dons en lançant un processus bien structuré qui simplifie le suivi, la gestion du budget et les flux de travail d'approbation.

Caractéristiques de la solution

Traitement efficace des formulaires : Grâce à la fonctionnalité de regroupement des formulaires, la plateforme peut automatiser l'utilisation de plusieurs formulaires de demande de don. Cette fonctionnalité réduit les frictions entre les utilisateurs et améliore l'efficacité globale.
Sécurité des données : Le département des finances peut protéger les informations contre les modifications involontaires ou la perte de données, en maintenant l'exactitude et la fiabilité des dossiers.
Des informations en temps réel : Le tableau de bord analytique interactif de la plateforme facilite la visualisation des données en temps réel. Les équipes peuvent suivre et analyser les tendances des demandes de cadeaux, ce qui améliore la transparence et permet une meilleure allocation des ressources pour les cadeaux d'entreprise.
Contrôle des utilisateurs : Cela permet non seulement de garantir l'exactitude des demandes de cadeaux, mais aussi de renforcer la sécurité des données en limitant l'accès aux informations sensibles, ce qui réduit le risque de violation des données.
Efficacité du flux de travail : La mise en œuvre de flux de travail BPMN/DMN standard permet de mettre en place un processus structuré et normalisé pour le traitement des demandes de dons.

Avantages de la solution formsflow.ai :

Optimisation des ressources : Réduction des tâches manuelles, amélioration de la précision et meilleure affectation du personnel du département financier à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Amélioration de la conformité : L'automatisation du suivi des actifs peut contribuer à garantir le respect des exigences réglementaires et des politiques internes.
Réduction des coûts : Une meilleure visibilité des données permet d'améliorer la conformité, le contrôle des coûts et l'optimisation globale des processus.
Sécurité : Les fonctions de sécurité contribuent collectivement à protéger les données financières sensibles et à atténuer les risques associés aux processus manuels et basés sur le papier.
Évolutivité : L'ajout d'un système de regroupement de formulaires aux systèmes automatisés signifie qu'ils peuvent évoluer avec votre organisation, réduisant ainsi le fardeau des solutions existantes.
Précision : La réduction des erreurs humaines dans la saisie des données et les processus de demande de don réduit le risque de litiges et de conflits liés aux demandes de don.

Afficher plus

Bons de commande

Les formulaires de bons de commande peuvent être facilement générés et joints à un flux de travail automatisé afin de réduire les erreurs et de rationaliser le processus d'approvisionnement. Les employés autorisés peuvent créer, soumettre et réviser les bons de commande électroniquement et suivre l'état des commandes en temps réel.

Problème

Les entreprises sont confrontées à des problèmes de gestion des bons de commande, qui entraînent des retards dans le traitement des commandes et des difficultés dans le suivi et l'audit des dépenses.

Solution formsflow.ai

L'automatisation des bons de commande rationalise le processus en permettant la soumission électronique, en automatisant les flux de travail et en assurant le suivi des dépenses en temps réel.

Caractéristiques de la solution

Engagement des fournisseurs au niveau mondial : L'utilisation de la fonction Champs de formulaire multilingues permet aux formulaires de commande d'être accessibles dans plusieurs langues.
Contrôle de l'accès des utilisateurs : La mise en place de niveaux d'autorisation permet de s'assurer que les processus de commande sont conformes aux politiques d'approvisionnement de l'entreprise.
Intégration transparente : Les adaptateurs de formulaires intègrent le contrôle des versions de documents avec d'autres systèmes ou référentiels documentaires, garantissant ainsi un échange de données fluide et en temps réel.
Analyse en temps réel : Le tableau de bord analytique interactif fournit des informations en temps réel sur les tendances des bons de commande, ce qui permet aux responsables financiers de prendre rapidement des décisions fondées sur des données.
Communication efficace : La configuration du courrier électronique permet d'envoyer des notifications automatiques aux parties prenantes concernées lorsque des modifications de documents sont proposées, examinées ou approuvées.

Avantages de la solution formsflow.ai :

Réduction des coûts : Moins d'erreurs pouvant entraîner des divergences coûteuses et des économies potentielles grâce à de meilleures négociations avec les fournisseurs et à une meilleure gestion de la conformité.
Cohérence du processus : L'automatisation garantit que les bons de commande suivent un flux de travail standardisé et respectent les politiques de l'entreprise et les règles de conformité.
Visibilité et transparence : Les systèmes automatisés suivent l'évolution des commandes, identifient les goulets d'étranglement et prennent des décisions éclairées sur la base d'informations actualisées.
Piste d'audit : Cette piste comprend des détails sur les personnes qui ont créé, modifié, approuvé ou rejeté un bon de commande, ce qui est inestimable pour les audits internes et la conformité réglementaire.
Rapports et analyses : L'automatisation fournit les données nécessaires à une analyse approfondie des tendances d'achat, des performances des fournisseurs et des possibilités d'optimisation des coûts.

Afficher plus

Remboursement des frais de voyage

formsflow.ai prend en charge les flux de travail de remboursement de voyage, y compris le téléchargement de factures et les demandes d'indemnités journalières pour les voyages et l'hébergement. Obtenez un suivi et des rapports transparents, un traitement de remboursement plus rapide, une accessibilité mobile, une intégration avec les systèmes de gestion des dépenses et une piste d'audit robuste. Automatisez les processus de formulaires de remboursement de voyage pour réduire la charge administrative et améliorer la satisfaction des employés.

Problème

Le traitement inefficace des demandes de remboursement de frais de voyage entraîne des retards de traitement, des erreurs potentielles et la frustration des employés.

Solution formsflow.ai

Les employés peuvent facilement soumettre des demandes de remboursement de frais de voyage via la plateforme, en recueillant des informations essentielles telles que les reçus et les informations sur le voyage.

Caractéristiques de la solution

Amélioration des flux de travail : La prise en charge des flux de travail BPMN/DMN par la plateforme permet d'automatiser les processus complexes d'approbation des remboursements.
Analyses et rapports : Il s'agit notamment de suivre l'état des demandes de remboursement et de visualiser les données financières pour une prise de décision éclairée.
Options d'hébergement : La plateforme garantit que toutes les données soumises sont conservées en toute sécurité dans leur format d'origine sur place ou dans un nuage public ou privé. Cela permet de se prémunir contre les modifications accidentelles ou la perte de données, et de préserver l'intégrité des dossiers financiers.
Automatisation de la saisie des données : Les adaptateurs de formulaires extraient et valident efficacement les informations contenues dans les demandes de remboursement. Cela garantit que les demandes de remboursement respectent les normes de l'entreprise et les exigences réglementaires, améliorant ainsi la conformité et la sécurité des données.
Notifications en direct : Les notifications push et les alertes par e-mail délivrent des messages en direct tout au long du processus. Il s'agit notamment d'envoyer aux employés des notifications d'approbation et des mises à jour d'état.

Avantages de la solution formsflow.ai :

Traitement plus rapide : Une fois que le système reçoit une demande, il peut l'acheminer vers le personnel approprié pour approbation et paiement sans les retards liés à la paperasserie.
Respect des politiques : Les systèmes automatisés peuvent être programmés pour appliquer automatiquement les politiques de voyage de l'entreprise. Cela permet de s'assurer que toutes les demandes de remboursement respectent les lignes directrices établies.
Évolutivité : Les systèmes automatisés sont facilement extensibles et peuvent traiter un plus grand nombre de demandes sans augmenter proportionnellement le travail administratif.
Analyse des données : Les services financiers peuvent analyser les schémas de dépenses, identifier les possibilités de réduction des coûts et prendre des décisions fondées sur des données afin d'optimiser les frais de voyage.
Réduction des coûts : En réduisant la paperasserie, en éliminant la saisie manuelle des données et en rationalisant les processus, l'automatisation peut permettre au département financier de réaliser des économies.

Afficher plus

Cas d'utilisation du département des finances

Automatisez les processus de votre département financier avec formsflow.ai

Remboursements de frais

Problème

Solution formsflow.ai

Caractéristiques de la solution

Avantages de la solution formsflow.ai :

Renouvellement des contrats

Problème

Solution formsflow.ai

Caractéristiques de la solution

Avantages de la solution formsflow.ai :

Demandes de cadeaux d'entreprise

Problème

Solution formsflow.ai

Caractéristiques de la solution

Avantages de la solution formsflow.ai :

Bons de commande

Problème

Solution formsflow.ai

Caractéristiques de la solution

Avantages de la solution formsflow.ai :

Remboursement des frais de voyage

Problème

Solution formsflow.ai

Caractéristiques de la solution

Avantages de la solution formsflow.ai :

Guide dedémarrage de l'utilisateur

Lire nos derniers blogs

Nous faisons les gros titres...