Digitalisierung von Behördenformularen mit formsflow.ai

Der Hintergrund

In der heutigen Welt sind Unternehmen immer mehr auf Technologie angewiesen, um ihre Prozesse zu rationalisieren, die Arbeitsbelastung zu verringern und die Produktivität zu steigern. Das war auch bei der Public Service Agency (PSA) von British Columbia, Kanada, nicht anders. 

Die PSA bietet der Öffentlichkeit Dienstleistungen in den Bereichen Sozialleistungen, Gesundheit und Wohlbefinden, Beschäftigung und Einstellung sowie Lernen und Bildung an. Die Organisation hatte erhebliche Probleme mit ihrem papierbasierten Formularsystem, das eine beträchtliche Arbeitsbelastung für ihre Mitarbeiter verursachte, was zu Verzögerungen im Arbeitsablauf führte, ohne dass Datenanalysen zur Verbesserung ihrer Dienstleistungen zur Verfügung standen.

Das Problem

Um eine breite Palette unterschiedlicher Programme und Dienstleistungen anbieten zu können, hatte sich die PSA stets auf papierbasierte Formulare verlassen, deren Verwaltung und Nachverfolgung sich zunehmend als schwierig erwies. Der manuelle Prozess des Sammelns, Sortierens und Verarbeitens der Daten war zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler, was zu einem Rückstau an zu bearbeitendem Papierkram führte. Außerdem gab es keine Möglichkeit, den Fortschritt der Formulare zu verfolgen, so dass die Mitarbeiter über den Stand ihrer Arbeit im Unklaren waren.

Ein weiteres großes Problem war das Fehlen von Datenanalysen. Bei papierbasierten Formularen gab es keine Möglichkeit, Daten wie die Bearbeitungszeit eines Formulars oder die Anzahl der eingereichten Formulare in einem bestimmten Zeitraum zu erfassen und auszuwerten. Dies erschwerte die Optimierung der Dienstleistungen und die Verbesserung der Arbeitsabläufe.

Die Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, begann die PSA mit der Untersuchung von Lösungen für digitale Formulare, die ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, ihre Arbeitsbelastung verringern und Datenanalysen für ihre Dienstleistungen bereitstellen könnten.

Das Team prüfte sorgfältig drei verschiedene Plattformen, bevor es sich für formsflow.ai entschied. Es war die einzige, die vollständige End-to-End-Formulare, Workflows und Analysen bot und zudem die Sicherheitsanforderungen der BC-Regierung erfüllte. 

 

Neben den vielen leistungsstarken Funktionen von formsflow.ai sah PSA einen großen Vorteil für ihren Anwendungsfall darin, dass es sich um eine Low-Code-Lösung handelt, was bedeutet, dass die Entwickler keine Ad-hoc-Formulare und -Workflows erstellen müssen. Die Möglichkeit, ein Formular und einen Workflow schnell einzurichten, war ein Schlüsselfaktor für die Entscheidung der Agentur.

Ein weiterer wichtiger Vorteil für das Team bei PSA war, dass für die Nutzung von formsflow.ai keine Lizenzgebühren anfallen . In Britisch-Kolumbien gibt es eine Regierungsinitiative, die darauf abzielt, nach Möglichkeit Open-Source-Technologien zu verwenden und von teuren Unternehmenslösungen wegzukommen, die zu einer Bindung an einen bestimmten Anbieter führen.

Projektlieferung

Die anfängliche Entwicklungsphase für PSA wurde von zwei Projektanbietern, TELUS und EY Design Studio (ehemals Freshworks), übernommen, die mit PSA zusammenarbeiteten, um den Geschäftsanwendungsfall zu verstehen, mögliche Lösungen zu identifizieren und formsflow.ai zu installieren und zu implementieren.

AOT Technologies arbeitete bei dem Projekt mit dem Lieferteam zusammen und bot Schulungen und Unterstützung für die Anbieter an, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten. AOT arbeitete auch mit den Geschäftsanwendern bei PSA zusammen und befähigte nicht-technische Mitarbeiter, Formulare und Arbeitsabläufe nach Bedarf zu erstellen und einzusetzen.

Die Ergebnisse

Seit der Implementierung von formsflow.ai sind nun alle Formulare digitalisiert, und es wurden optimierte Geschäftsprozess-Workflows eingerichtet. Es werden Berichte über Bereiche wie die Anzahl der Anträge, den Stand der Bearbeitung der Antragsformulare und die Anzahl der Formulare in bestimmten Zeiträumen erstellt.

Die Mitarbeiter der PSA sind in der Lage, ihre Formulare und Arbeitsabläufe sehr schnell zu erstellen. Als beispielsweise eine dringende Anfrage nach einem Formular für die Meldung von Erkältungen und Grippekrankheiten einging, konnten die Fachanwender das erforderliche Formular und den Workflow in weniger als zwei Tagen entwerfen und erstellen, ohne dass ein Entwickler benötigt wurde.

Allison Buchanon, Projektmanagerin bei PSA, sagte:

"Unsere Erfahrungen mit formsflow.ai und dem Team von AOT Technologies waren sehr positiv. Sie waren sehr hilfreich, wenn es darum ging, die Anbieter zu unterstützen und Schulungen für die Lösung anzubieten.

 

 

Die PSA entschied sich schließlich für formsflow.ai, weil es durchgängige Low-Code-Formulare, Workflows und Analysen bietet und weil es die einzige Lösung war, die die strengen Sicherheitsanforderungen der BC-Regierung erfüllte.

Zu den wichtigsten Vorteilen von formsflow.ai gehören die Tatsache, dass keine Lizenzgebühren anfallen und keine Anbieterbindung besteht, sowie die Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche, mit der Geschäftsanwender ihre Formulare und Workflows schnell gestalten können.

Schlussfolgerung

Die leistungsstarken Funktionen von formsflow.ai und die professionellen Dienstleistungen von AOT Technologies führten zur erfolgreichen Implementierung der Lösung bei der BC Public Service Agency.

PSA digitalisierte erfolgreich alle Formulare, implementierte Arbeitsabläufe und erstellte Berichte, um wertvolle Einblicke in verschiedene Aspekte der Formulare und Arbeitsabläufe zu gewinnen. Was einst ein mühsamer manueller Prozess war, ist nun vollständig digitalisiert und transparent.

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