Numérisation des formulaires gouvernementaux avec formsflow.ai

Le contexte

Dans le monde d'aujourd'hui, les entreprises dépendent de plus en plus de la technologie pour rationaliser leurs processus, réduire leur charge de travail et augmenter leur productivité. Il en a été de même pour l'Agence de la fonction publique (PSA) de la Colombie-Britannique, au Canada. 

PSA fournit au public des services liés aux prestations, à la santé et au bien-être, à l'emploi et à l'embauche, ainsi qu'à l'apprentissage et à l'éducation. L'organisation était confrontée à d'importants problèmes liés à son système de formulaires papier, qui représentait une charge de travail considérable pour son personnel et entraînait des retards dans son flux de travail, sans qu'aucune analyse de données ne permette d'améliorer ses services.

Le problème

Afin de fournir un large éventail de programmes et de services divers, PSA s'est toujours appuyé sur des formulaires papier qui s'avéraient de plus en plus difficiles à gérer et à suivre. Le processus manuel de collecte, de tri et de traitement des données prenait beaucoup de temps et était sujet à des erreurs humaines, ce qui entraînait une accumulation de documents à traiter. En outre, il n'existait aucun moyen de suivre l'évolution des formulaires, ce qui laissait le personnel dans l'ignorance de l'état d'avancement de son travail.

Un autre problème important était l'absence d'analyse des données. Avec les formulaires papier, il n'y avait aucun moyen de collecter et de communiquer des données telles que le temps nécessaire au traitement d'un formulaire ou le nombre de formulaires soumis au cours d'une période donnée. Il était donc difficile d'optimiser leurs services et d'améliorer leur flux de travail.

La solution

Pour relever ces défis, PSA a commencé à explorer des solutions de formulaires numériques susceptibles de rationaliser leur flux de travail, de réduire leur charge de travail et de fournir des analyses de données pour leurs services.

L'équipe a soigneusement examiné trois plateformes différentes avant d'opter pour formsflow.ai. C'était la seule qui offrait des formulaires, des flux de travail et des analyses de bout en bout et qui répondait également aux exigences de sécurité du gouvernement de la Colombie-Britannique. 

Parmi les nombreuses fonctionnalités de formsflow.ai, PSA a vu un énorme avantage pour leur cas d'utilisation dans le fait qu'il s'agit d'une solution low-code, ce qui signifie qu'il n'y avait pas besoin de développeurs pour créer des formulaires et des flux de travail ad hoc. La capacité à mettre en place rapidement un formulaire et un workflow a été un facteur clé dans la décision de l'agence.

Un autre avantage important pour l'équipe de PSA est qu'il n' y a pas de frais de licence pour utiliser formsflow.ai. Le gouvernement de la Colombie-Britannique a pris l'initiative d'utiliser des technologies libres dans la mesure du possible et de s'éloigner des solutions d'entreprise coûteuses qui conduisent à un verrouillage des fournisseurs.

Exécution du projet

La phase initiale de développement pour PSA a été prise en charge par deux fournisseurs de projets, TELUS et EY Design Studio (anciennement Freshworks), qui ont travaillé avec PSA pour comprendre le cas d'utilisation de l'entreprise, identifier les solutions possibles, et installer et mettre en œuvre formsflow.ai.

AOT Technologies a collaboré avec l'équipe chargée de la réalisation du projet, en assurant la formation et le soutien des fournisseurs afin de garantir la réussite de la mise en œuvre. AOT a également travaillé avec les utilisateurs professionnels de PSA, en permettant au personnel non technique de créer et de déployer des formulaires et des flux de travail en fonction des besoins.

Les résultats

Depuis la mise en œuvre de formsflow.ai, tous les formulaires sont désormais numérisés et des flux de travail rationalisés ont été mis en place. Des rapports sont fournis sur des domaines tels que le nombre de demandes, où les formulaires de demande sont en cours de traitement, et le nombre de formulaires sur des périodes spécifiques.

Le personnel de PSA est en mesure de concevoir ses formulaires et ses flux de travail très rapidement. Par exemple, ils ont reçu une demande urgente pour fournir un formulaire de déclaration des maladies liées au rhume et à la grippe. Les utilisateurs professionnels ont été en mesure de concevoir et de créer le formulaire et le flux de travail requis en moins de deux jours, sans faire appel à un développeur.

Allison Buchanon, chef de projet chez PSA, a déclaré :

"Notre expérience avec formsflow.ai et l'équipe d'AOT Technologies a été très positive, ils ont été très utiles lorsque nous avons eu besoin d'assister les vendeurs et de fournir une formation sur la solution.

PSA a finalement choisi formsflow.ai pour ses formulaires low code de bout en bout, ses workflows et ses analyses, et parce que c'était la seule solution capable de répondre aux exigences strictes du gouvernement de la Colombie-Britannique en matière de sécurité.

Les principaux avantages de formsflow.ai sont l'absence de frais de licence ou de verrouillage du fournisseur et l'interface utilisateur "glisser-déposer" qui permet aux utilisateurs professionnels de concevoir rapidement leurs formulaires et leurs flux de travail.

Conclusion

Les puissantes fonctionnalités de formsflow.ai et les services professionnels fournis par AOT Technologies ont permis la mise en œuvre réussie de la solution à l'Agence de la fonction publique de la Colombie-Britannique.

PSA a réussi à numériser tous les formulaires, à mettre en place des flux de travail et à générer des rapports afin d'obtenir des informations précieuses sur les différents aspects des formulaires et des flux de travail. Ce qui était autrefois un processus manuel laborieux est désormais entièrement numérisé et transparent.

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