Automatización del flujo de trabajo de formularios de atención al cliente

Automatice los procesos de su departamento de atención al cliente con formsflow.ai

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Formularios de opinión de los clientes

Automatizar los formularios de opinión de los clientes y los procedimientos de flujo de trabajo puede ayudar a recopilar y gestionar las opiniones de los clientes, y facilitar al personal la actuación en función de las respuestas. Permitir que las empresas recojan y analicen fácilmente las opiniones de los clientes garantiza un mejor servicio al cliente.

Problema

La falta de eficacia a la hora de gestionar y procesar los formularios de opinión de los clientes provoca retrasos en la resolución de los problemas y la posible insatisfacción de los clientes.

Solución formsflow.ai

La introducción de nuestra plataforma de automatización de formularios agiliza la gestión de los formularios de opinión mediante la categorización automatizada y el enrutamiento a los equipos pertinentes para su análisis y actuación.

Características de la solución

Alcance global del cliente: Las empresas con una función multilingüe (internacionalización) pueden atender a una base de clientes más amplia.
Gestión de datos sin esfuerzo: Los bots RPA pueden validar los datos extraídos para comprobar su precisión e integridad, reduciendo las posibilidades de errores que pueden producirse durante la introducción manual de datos.
Registro centralizado: Las soluciones de RPA a menudo pueden proporcionar registros detallados y pistas de auditoría, lo que garantiza la transparencia y el cumplimiento de la normativa.
Generación de respuestas: La RPA puede ayudar a generar respuestas automatizadas a las consultas habituales de los clientes. Mediante el análisis de sentimientos o la IA generativa, los robots pueden redactar respuestas iniciales que proporcionen información relevante o un acuse de recibo de la consulta.
Mantener el anonimato de las opiniones: Es más probable que los clientes proporcionen comentarios sinceros si tienen la opción de hacerlo de forma anónima.
Mayor seguridad: La autorización múltiple mediante la concesión de privilegios a cada uno de los usuarios garantiza que sólo el personal autorizado pueda acceder a la información enviada por los clientes, lo que reduce el riesgo de violación de datos.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

La integración del correo electrónico se puede realizar en el flujo de trabajo, que se puede utilizar para enviar un acuse de recibo de los comentarios, aumentando así la comunicación con los clientes.
Analizar los sentimientos de los clientes, ya sean positivos, negativos o neutros, puede ayudar al departamento a mejorar su servicio.
Al responder con rapidez a las preocupaciones de los clientes y mejorar continuamente los servicios en función de sus comentarios, la empresa puede mejorar la experiencia general del cliente, lo que aumenta su satisfacción y fidelidad.
El backend de formularios es totalmente seguro, ya que se pueden establecer permisos para los formularios, dando así acceso a la información personal, sólo al personal autorizado.
Mediante la automatización de los formularios de contacto, el departamento puede garantizar que los clientes reciban el mismo conjunto de preguntas de forma coherente.
Unos tiempos de respuesta más rápidos y eficaces se traducen en mayores niveles de satisfacción de los clientes.

Formularios de reclamación

Un proceso digital de formularios de reclamaciones ofrece ventajas como la facilidad de presentación de reclamaciones, un seguimiento y una resolución eficaces, una comunicación mejorada, análisis en tiempo real y una mayor satisfacción del cliente. formsflow.ai permite una respuesta rápida, una gestión integral de las reclamaciones y una información procesable para la mejora continua.

Problema

Los procesos manuales provocarían retrasos en la resolución de los problemas de los clientes, falta de coherencia en la tramitación de las reclamaciones y dificultades para seguir el progreso de la resolución.

Solución formsflow.ai

formsflow.ai agilizó la gestión de los formularios de reclamaciones mediante la categorización automatizada de los flujos de trabajo y su envío a los equipos pertinentes para su análisis y actuación.

Características de la solución

Conservación de datos sin esfuerzo: Cuando un cliente envía un formulario de reclamación, es esencial conservar la información con precisión.
Visualización de datos en tiempo real: Los paneles de análisis interactivos proporcionan visualización de datos en tiempo real, lo que permite a los representantes del servicio de atención al cliente supervisar las reclamaciones entrantes a medida que se producen, lo que posibilita respuestas y acciones oportunas.
Categorización y priorización instantáneas: La automatización elimina la necesidad de introducir datos manualmente, lo que reduce la posibilidad de errores humanos y ahorra tiempo. Esto también ayuda a priorizar qué reclamaciones requieren atención inmediata y pueden abordarse más tarde o asignarse a agentes específicos en función de reglas predefinidas en el flujo de trabajo.
Respuestas mejoradas: El análisis de sentimiento puede clasificar las quejas entrantes en función del sentimiento expresado por los clientes. Las quejas pueden dividirse en categorías de sentimiento positivo, neutro o negativo, lo que puede desencadenar respuestas adecuadas o acciones recomendadas.
Información en tiempo real: El panel de análisis interactivo permite al Departamento de Atención al Cliente visualizar los datos de las reclamaciones en tiempo real.
Privacidad y confidencialidad: Los formularios anónimos pueden utilizarse para permitir a los clientes presentar reclamaciones sin revelar su identidad, lo que les anima a proporcionar comentarios más objetivos y precisos sin temor a consecuencias personales.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

La automatización del proceso facilita a los usuarios la identificación y extracción de datos y la navegación por el formulario.
Los formularios multilingües pueden ayudar al departamento a prestar un mejor servicio a los clientes de todo el mundo.
La reducción del tiempo de reconocimiento y tratamiento de las reclamaciones de los clientes permite una resolución más rápida.
La normalización de los procedimientos de tramitación de reclamaciones garantizará que cada una de ellas reciba el mismo nivel de atención.
Los clientes pueden enviar formularios de reclamación en cualquier momento, incluso fuera del horario laboral. Los sistemas automatizados pueden recibir y almacenar estos envíos, lo que permite al equipo de atención al cliente atender las reclamaciones con prontitud cuando se reincorporan al trabajo.
Mejor análisis y comprensión de los datos: Con los datos recopilados en varios idiomas, el equipo puede comprender mejor las reclamaciones de los clientes en los distintos segmentos lingüísticos. Esto puede ayudarles a identificar tendencias y áreas de mejora que podrían ser específicas de determinados grupos de clientes lingüísticos.
Los cuadros de mando interactivos pueden mostrar datos históricos de reclamaciones, lo que ayuda a los equipos de atención al cliente a identificar tendencias y problemas recurrentes. Reconocer patrones en las reclamaciones permite a la empresa tomar medidas preventivas y realizar las mejoras necesarias.

Procesamiento de devoluciones de productos

El uso de formsflow.ai para el procesamiento de devoluciones de productos simplifica el proceso de devolución, aumenta la eficiencia operativa y permite tomar decisiones basadas en datos para mejorar la satisfacción y retención de los clientes. Automatice sus formularios y flujos de trabajo de devoluciones de productos para obtener una resolución más rápida, mejorar la experiencia del cliente, mejorar la gestión del inventario y ahorrar costes.

Problema

La eficiencia en el procesamiento de devoluciones de productos es esencial cuando se trata del servicio al cliente. Los errores en el proceso provocan la frustración de los clientes y la pérdida de ingresos.

Solución formsflow.ai

formsflow.ai facilita la creación, despliegue, gestión e imitación de interacciones humanas. Los flujos de trabajo inteligentes avisan al equipo y envían notificaciones o actualizaciones automatizadas.

Características de la solución

Gestión de datos sin esfuerzo: Los bots RPA pueden validar los datos extraídos para comprobar su precisión e integridad, reduciendo las posibilidades de errores que pueden producirse durante la introducción manual de datos.
Mejor comunicación: La función de configuración del correo electrónico podría utilizarse para enviar notificaciones por correo electrónico a los clientes, confirmando la recepción de sus solicitudes de devolución y proporcionando actualizaciones de estado durante todo el proceso de devolución.
Gestión centralizada del inventario: Los cuadros de mando de Analytics que pueden integrarse con el formulario pueden proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre las devoluciones de productos, lo que permite al equipo de atención al cliente ver las solicitudes de devolución entrantes en cuanto se inician.
Análisis de causas: La analítica puede proporcionar información sobre los motivos de las devoluciones de productos. Al identificar tendencias o problemas comunes, la empresa puede tomar medidas proactivas para reducir las devoluciones mejorando la calidad del producto.
Detección de fraudes: La analítica puede ayudar a detectar solicitudes de devolución fraudulentas al señalar patrones o comportamientos inusuales.
Mejor validación y gestión de errores: Los adaptadores de formularios pueden realizar la validación de datos para garantizar que la información extraída de los formularios de solicitud de devolución es precisa y completa.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Reducción del tiempo de tramitación de las devoluciones, y reembolsos o reposiciones más rápidos

Solución formsflow.ai

formsflow.ai facilita la creación, despliegue, gestión e imitación de interacciones humanas. Los flujos de trabajo inteligentes avisan al equipo y envían notificaciones o actualizaciones automatizadas.

Ventajas de la solución formsflow.ai:
- La reducción del tiempo de tramitación de las devoluciones y la agilización de los reembolsos o sustituciones se traducen en mayores niveles de satisfacción de los clientes.
- La información identificable puede enmascararse automáticamente o redactarse parcialmente en los documentos o formularios de devolución.
- Los mínimos errores de introducción de datos y la mayor precisión se traducen en menos reclamaciones de los clientes y una mayor confianza.
- La automatización permite aplicar políticas y normas de devolución estandarizadas. Los clientes son guiados a lo largo de todo el proceso para reducir las posibilidades de litigios.
- Al automatizar las tareas rutinarias, los agentes del CSR pueden centrarse en cuestiones más complejas y ofrecer asistencia personalizada a los clientes que requieren ayuda más allá del proceso de devolución estandarizado.
- Una gestión más rápida, precisa y coherente de las solicitudes de devolución mejora la experiencia general del cliente.
- El sistema genera y almacena la documentación relacionada con las solicitudes de devolución. Disponer de un rastro documental claro ayuda a resolver conflictos al aportar pruebas de las condiciones acordadas.
- Los sistemas automatizados de procesamiento de formularios incluyen mecanismos de cifrado para proteger los datos en tránsito y en reposo. Esto garantiza que la información del cliente permanezca segura durante todo el proceso de devolución.
as mejoras se traducen en mayores niveles de satisfacción de los clientes.
La información identificable puede enmascararse automáticamente o redactarse parcialmente en los documentos o formularios de devolución.
La reducción al mínimo de los errores de introducción de datos y la mejora de la precisión se traducen en un menor número de reclamaciones de los clientes y una mayor confianza.
La automatización permite aplicar políticas y normas de devolución estandarizadas. Los clientes son guiados a lo largo de todo el proceso para reducir las posibilidades de litigios.
Al automatizar las tareas rutinarias, los agentes del CSR pueden centrarse en cuestiones más complejas y ofrecer asistencia personalizada a los clientes que requieren ayuda más allá del proceso de devolución estandarizado.
Una gestión más rápida, precisa y coherente de las solicitudes de devolución mejora la experiencia general del cliente.
El sistema genera y almacena la documentación relativa a las solicitudes de devolución. Disponer de una prueba clara en papel ayuda a resolver conflictos al proporcionar pruebas de los términos acordados.
Los sistemas automatizados de procesamiento de formularios incluyen mecanismos de cifrado para proteger los datos en tránsito y en reposo. Esto garantiza que la información del cliente permanezca segura durante todo el proceso de devolución.

Formularios de contacto

Mejore sus flujos de trabajo de formularios de contacto con formsflow.ai. Ofrece una respuesta inmediata, un enrutamiento eficiente de las solicitudes, datos precisos, un seguimiento optimizado y una mejor experiencia del cliente. formsflow.ai permite una comunicación rápida con el cliente, una gestión eficaz de los clientes potenciales y una mayor eficiencia general en la gestión de las consultas de los clientes.

Problema

Los problemas en la gestión de los formularios de contacto pueden provocar retrasos en la respuesta a las consultas de los clientes, posibles pérdidas de datos y dificultades en el seguimiento de las interacciones con los clientes.

Solución formsflow.ai

Nuestra plataforma multilingüe de automatización de formularios simplifica la gestión de los formularios de contacto automatizando la clasificación, el enrutamiento y las acciones predefinidas.

Características de la solución

Alcance global del cliente: Las empresas con una función multilingüe (internacionalización) pueden atender a una base de clientes más amplia. Esto mejora la comunicación entre el cliente y la empresa, haciendo que las interacciones sean mejores.
Gestión de datos sin esfuerzo: Los bots RPA pueden validar los datos extraídos mediante Adaptadores de formularios para comprobar su precisión e integridad, reduciendo las posibilidades de errores que pueden producirse durante la introducción manual de datos.
Automatización de la entrada de datos y gestión de inventarios: La consulta recibida se dirigirá automáticamente al departamento correspondiente analizando el sentimiento de los datos.
Mantenimiento de registros centralizado: La integración con soluciones CRM a menudo puede proporcionar registros detallados y pistas de auditoría, garantizando la transparencia y el cumplimiento de la normativa.
Generación de respuestas: Mediante el análisis de sentimientos o la IA generativa, los bots pueden componer respuestas iniciales que proporcionen información relevante o el acuse de recibo de la consulta.
Mayor seguridad: La autorización múltiple mediante la concesión de privilegios a cada uno de los usuarios garantiza que sólo el personal autorizado pueda acceder a la información enviada por los clientes, lo que reduce el riesgo de violación de datos.
Comprobaciones de control de calidad: Las autorizaciones múltiples permiten garantizar la calidad en las distintas fases del proceso de atención al cliente a medida que las personas se encargan de responsabilidades específicas, lo que garantiza que cada una de las solicitudes se gestiona con cuidado.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Los formularios multilingües pueden ayudar al departamento a prestar un mejor servicio a los clientes de todo el mundo.
La automatización del proceso facilita a los usuarios la identificación y extracción de datos y la navegación por el formulario.
La integración del correo electrónico se puede realizar en el flujo de trabajo, que se puede utilizar para enviar un acuse de recibo de la consulta, y la comunicación futura con el cliente.
Garantizar las consultas de los clientes dirigiéndolas al personal adecuado agiliza el tiempo de respuesta.
El backend de formularios es totalmente seguro, ya que se pueden establecer permisos para los formularios, con lo que sólo el personal autorizado tendrá acceso a la información personal.
La automatización de la plataforma garantiza unas sólidas funciones de cifrado que aseguran la transmisión segura de los datos.
La automatización puede adaptarse para gestionar mayores volúmenes de consultas sin necesidad de contratar inmediatamente personal adicional de atención al cliente.
Mediante la integración con un sistema CRM, el departamento puede garantizar una visión más holística de las interacciones con los clientes y asegurarse de que la información se gestiona y rastrea de forma eficaz.
En lugar de que los agentes dediquen una gran cantidad de tiempo a la introducción de datos y el procesamiento de formularios, pueden atender más consultas de los clientes o centrarse en tareas que requieren intervención humana.

Formularios de garantía

Un proceso de flujo de trabajo de formularios de garantía totalmente automatizado por formsflow.ai implica un formulario fácil de usar para las reclamaciones de garantía, una captura de datos eficiente, una revisión y aprobación racionalizadas y un seguimiento automatizado. Garantiza un estrecho seguimiento de la gestión de garantías y el control de costes, al tiempo que ofrece una excelente experiencia a los clientes.

Problema

La dificultad para hacer un seguimiento de las garantías y la falta de visibilidad de los datos relacionados con ellas hacen que los clientes pierdan la confianza en la empresa.

Solución formsflow.ai

La introducción de nuestra plataforma de automatización de formularios agiliza y automatiza la gestión de los formularios de garantía dirigiéndolos a los equipos adecuados para su evaluación y actuación.

Características de la solución

Mejor servicio al cliente: Proporcionar formularios de garantía en la lengua materna del cliente mejora la experiencia general del cliente, lo que se traduce en su satisfacción y fidelidad.
Gestión adecuada de los datos: La información relevante puede ser extraída del formulario, eliminando la necesidad de entrada manual de datos, por lo tanto reduciendo el error en el registro y validación de los datos. Se puede integrar el correo electrónico para que el equipo envíe correos electrónicos al cliente en caso de que falte información o sea necesario enviar notificaciones.
Integración con sistemas: La RPA puede integrarse con otros sistemas y bases de datos para validar los datos de los clientes y actualizar los registros y marcar las discrepancias si es necesario.
Disponibilidad las 24 horas del día: Los bots pueden trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana, lo que garantiza que los formularios de garantía puedan procesarse fuera del horario laboral habitual, lo que se traduce en tiempos de respuesta más rápidos.
Procesamiento de solicitudes sin esfuerzo: El análisis del sentimiento de los datos del formulario podría utilizarse para dirigir las solicitudes al departamento adecuado de forma automática. Las opiniones negativas podrían derivarse directamente al departamento de reclamaciones de garantía, mientras que las positivas podrían dirigirse al equipo de asistencia general.
Control de calidad: El análisis del sentimiento y el panel de análisis interactivo también pueden utilizarse para recabar opiniones y controlar la calidad de las respuestas generadas por los sistemas automatizados. Con el tiempo, esto puede proporcionar información sobre los puntos débiles comunes. Los cuadros de mando avanzados también pueden ayudar a prever futuras reclamaciones de garantía basándose en datos históricos y tendencias actuales, lo que permite al departamento abordar de forma proactiva los posibles problemas.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

Agilización de los procesos de reclamación de garantías, lo que agiliza la resolución de los problemas de los clientes y aumenta su satisfacción.
La automatización desencadena una acción y un flujo de trabajo inmediatos, agilizando la tramitación de las reclamaciones de garantía.
Automatizar el flujo de trabajo del proceso facilita a los usuarios la identificación y extracción de datos y la navegación por el formulario.
Al estandarizar el proceso y la recopilación de datos, el departamento puede garantizar que todas las reclamaciones y solicitudes de garantía siguen las mismas directrices.
La automatización de los formularios garantiza la exactitud de los datos reduciendo los errores, las erratas y la falta de información.
Las solicitudes de garantía automatizadas pueden garantizar la reducción de errores y pueden almacenarse, lo que es esencial para el proceso de auditoría.
Los formularios multilingües pueden ayudar al departamento a prestar un mejor servicio a los clientes de todo el mundo.
Al automatizar los formularios de garantía, el departamento puede asegurarse de disponer de la información pertinente para validar y cumplimentar únicamente las solicitudes válidas.
Al disponer de un sistema o base de datos centralizados, los agentes de servicio pueden acceder a la información y recuperarla cuando atienden a los clientes, lo que da lugar a respuestas mejor informadas.
El acceso en tiempo real a los análisis ayuda a los CSR a seguir el estado de las reclamaciones y notificárselo al cliente.

Formularios de pedido

Los modernos formularios de pedidos en línea proporcionan una experiencia de usuario fluida con una interfaz intuitiva y detalles completos de los productos. formsflow.ai permite potentes opciones de personalización, notificaciones automatizadas, integraciones fáciles de usar y sólidas medidas de seguridad de datos. Simplifique el proceso de pedido, aumente la satisfacción del cliente y optimice la gestión de pedidos para empresas con formsflow.ai.

Problema

Los problemas para procesar eficazmente los formularios de pedido provocan errores y retrasos en la tramitación de los pedidos, lo que se traduce en una mala experiencia del cliente y en su posible insatisfacción.

Solución formsflow.ai

El formulario automatizado y el flujo de trabajo de formsflow.ai pueden emplearse para producir un formulario de pedido inteligente, minimizando los errores manuales y reduciendo los retrasos.

Características de la solución

Automatización de la entrada de datos y gestión de inventarios: El pedido recibido por correo electrónico puede convertirse automáticamente en datos estructurados e insertarse en el sistema de gestión de pedidos. También puede utilizarse para verificar automáticamente si los productos solicitados están en stock. Si no es así, puede desencadenar un proceso de notificación para informar al cliente y al equipo de atención al cliente.
Seguimiento de pedidos: Las actualizaciones del estado del pedido, la confirmación del pedido y los detalles de envío y entrega a los clientes se pueden realizar por correo electrónico.
Gestión de documentos: Cuando un cliente hace un pedido o una solicitud, los representantes a menudo necesitan documentar los detalles del pedido. Con la función "Exportar como PDF", pueden convertir el formulario de pedido en un documento PDF normalizado. Esto aumenta la eficacia, lo que se traduce en tiempos de respuesta más rápidos y un mejor servicio al cliente.
Gestión de prioridades: El análisis del sentimiento puede ayudar a asignar niveles de prioridad a las solicitudes entrantes. Las solicitudes positivas, negativas y neutras pueden enviarse automáticamente al departamento correspondiente para que las gestione adecuadamente.
Accesibilidad de la aplicación móvil: Los formularios de pedido pueden ser accesibles en cualquier lugar y estarían etiquetados correctamente para que los usuarios pudieran identificarlos.

Ventajas de la solución formsflow.ai:

El acceso en tiempo real a los análisis ayuda a los CSR a realizar un seguimiento de la aprobación del pedido. Esto puede hacerse integrando el formulario con el sistema de gestión de inventario.
El backend de formularios es completamente seguro, ya que se pueden establecer permisos para los formularios, con lo que se impide el acceso a información personal.
La reducción de las tareas administrativas manuales contribuye a reducir los costes.
La integración del correo electrónico se puede realizar en el flujo de trabajo, que se puede utilizar para enviar el acuse de recibo de la aprobación del pedido, lo que mejora la experiencia de servicio al cliente.
Al ofrecer accesibilidad móvil, el CSR puede recoger los pedidos in situ, lo que resulta valioso para los clientes con negocios en zonas remotas.
La automatización de este proceso ayuda al departamento a realizar un seguimiento en tiempo real de la disponibilidad del producto, lo que evita el exceso de reservas o de ventas.
Se puede utilizar un cuadro de mandos de Analytics para acceder a los datos de forma sistemática; el departamento puede obtener información sobre los productos preferidos por los clientes potenciales.