Automatisierung des Formular-Workflows im Personalwesen

Automatisieren Sie die Prozesse Ihrer Personalabteilung mit formsflow.ai

Jetzt ausprobieren

Formulare für Bewerbungen

Die Automatisierung von Bewerbungsformularen kann Personalverantwortlichen helfen, schnell relevante Informationen über Bewerber zu sammeln. Außerdem können sie die Bewerbungen auf der Grundlage vorher festgelegter Kriterien prüfen und manuelle Fehler reduzieren. Sobald die Bewerbungen erfasst sind, kann formsflow verwendet werden, um automatisiertes Feedback zu senden, die Planung von Vorstellungsgesprächen zu verwalten und vieles mehr.

Problem

Die Personalabteilung hatte ernsthafte Probleme, die Bewerbungsformulare effizient zu verwalten, was zu einem zeitaufwändigen und fehleranfälligen Einstellungsprozess führte, in dessen Folge Talente verloren gingen und sich die Besetzung von Stellen verzögerte.

formsflow.ai Lösung

Automatisierte Arbeitsabläufe leiten die Bewerbungen von der Einreichung über die Prüfung und Terminierung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur endgültigen Auswahl. Das spart wertvolle Zeit für Bewerber und Personalverantwortliche.

Merkmale der Lösung

Effizienz: Durch den Einsatz der Prozessautomatisierung kann die Personalabteilung die Dateneingabe bei Bewerbungen automatisieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand und stellt sicher, dass die Bewerberdaten korrekt in der Personaldatenbank gespeichert werden.
Einblicke in Echtzeit: Ein interaktives Analyse-Dashboard bietet HR-Managern eine Echtzeit-Datenvisualisierung, die es ihnen ermöglicht, Bewerbungstrends zu überwachen, Engpässe zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zur Verbesserung der Einstellungsstrategie zu treffen.
Mobile Zugänglichkeit: Eine spezielle mobile Anwendung ermöglicht es Stellensuchenden, Bewerbungen auf ihren mobilen Geräten auszufüllen, was die Zugänglichkeit verbessert und Bewerbern, die unterwegs sind, entgegenkommt.
Verbesserte Kontrolle und Sicherheit: Die Personalabteilung kann Berechtigungsstufen festlegen, um die Qualitätskontrolle und Datensicherheit zu gewährleisten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rekrutierungsprozesse mit den Unternehmensstandards übereinstimmen und dass der Zugriff auf sensible Bewerberdaten entsprechend eingeschränkt wird.
Internationalisierung: Mehrsprachige Formulareingabefelder ermöglichen es Bewerbern mit unterschiedlichem sprachlichen Hintergrund, auf Bewerbungsformulare zuzugreifen und diese auszufüllen. Diese Inklusivität zeigt das Engagement der Organisation für das Verständnis und die Wertschätzung von Bewerbern aus der ganzen Welt.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Zeitersparnis: Die Automatisierung von Formularen strafft den Bewerbungsprozess und verkürzt die Zeit, die Bewerber zum Ausfüllen ihrer Bewerbungen benötigen.
Korrektheit und Konsistenz: Automatisierte Formulare stellen sicher, dass die Antragsteller alle erforderlichen Informationen angeben und ein einheitliches Format verwenden. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Daten fehlen oder falsch sind.
Verbesserte Erfahrung für Bewerber: Benutzerfreundliche Online-Formulare schaffen eine positive Erfahrung für Arbeitssuchende. Die Bewerber schätzen die Bequemlichkeit digitaler Formulare und sehen das Unternehmen dadurch möglicherweise positiver.
Erhöhte Datensicherheit: Die automatisierte Datenvalidierung und -speicherung stellt sicher, dass die Bewerberdaten sicher und in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen gespeichert werden.
Anpassbarkeit und Flexibilität: Die Formulare können leicht angepasst werden, um spezifische Informationen zu erfassen, die auf jede offene Stelle zugeschnitten sind. Personalabteilungen können nach Bedarf Felder hinzufügen oder entfernen und so die Überprüfung von Bewerbern nach positionsspezifischen Kriterien erleichtern.
Einhaltung von Vorschriften und Audits: Prozessautomatisierungen können die Einhaltung von Vorschriften zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung durchsetzen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Unterlagen während des Bewerbungsverfahrens gesammelt werden.

Leistungsmanagement

Verfolgen der Fortschritte der Mitarbeiter, Festlegen von Zielen, Planen von Beurteilungen und Erstellen von Leistungsberichten. Die Automatisierung von Leistungsbeurteilungsformularen kann dazu beitragen, den Bewertungsprozess zu standardisieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter nach denselben Kriterien beurteilt werden. Außerdem kann der Beurteilungsprozess dadurch vereinfacht werden, dass Personalverantwortliche die Leistungsdaten verfolgen und analysieren können.

Problem

Inkonsistente Prozesse und manuelle Arbeitsabläufe bei der Verwaltung von Leistungsbewertungen verzögerten das Feedback und bereiteten der Personalabteilung Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Fortschritte der Mitarbeiter.

formsflow.ai Lösung

Die Plattform verbessert die Effizienz, die Datengenauigkeit und die Sicherheit und bietet gleichzeitig Einblicke in Echtzeit-Analysen. Sie verwandelt Leistungsbewertungen in einen gut organisierten und transparenten Teil des Arbeitsablaufs der Personalabteilung.

Merkmale der Lösung

Effizienz durch Automatisierung: RPA rationalisiert HR-Aufgaben wie Dateneingabe, Berichterstellung und Follow-up-E-Mails. RPAs können die Erfassung und Aggregation von Leistungsdaten automatisieren, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und das Risiko menschlicher Fehler minimiert wird.
Anonymes Feedback sammeln: Ermutigen Sie ehrliches und offenes Feedback, indem Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, anonyme Leistungsbeurteilungen und Vorschläge einzureichen.
Den Fortschritt dokumentieren: Durch den Export von Leistungsbeurteilungen als PDF-Dokumente bleiben die historischen Aufzeichnungen der Mitarbeiterleistungen erhalten.
Maßgeschneiderte Beurteilungen: Benutzerdefinierte Komponenten ermöglichen es der Personalabteilung, Leistungsbeurteilungsformulare zu entwerfen, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.
Effektive Kommunikation: Die E-Mail-Konfiguration ermöglicht es der Personalabteilung, die Kommunikation mit den Mitarbeitern in Bezug auf Leistungsbeurteilungen, Ziele und Fortschrittsberichte zu automatisieren. Diese Funktion stellt sicher, dass wichtige Informationen die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Exaktheit: Geringeres Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe, Berechnung oder Transkription, was zu genaueren Leistungsbewertungen und Vergütungsberechnungen führt.
Konsistenz: Die Automatisierung stellt sicher, dass die Formulare für die Leistungsbeurteilung im gesamten Unternehmen standardisiert und einheitlich sind.
Feedback-Mechanismus: Formulare, die Abschnitte für Kommentare und Feedback enthalten, fördern eine Kultur des Feedbacks und der Verbesserung.
Skalierbarkeit: Automatisierte Systeme, die mit dem Unternehmen mitwachsen können, um das Unternehmenswachstum zu unterstützen und ein größeres Volumen an Leistungsbeurteilungen zu bewältigen.
Anpassungsfähigkeit: Formular- und Workflow-Design mit geringem Code bedeutet, dass Formularautomatisierungen an die spezifischen Bedürfnisse und Performance-Management-Prozesse einer Organisation angepasst werden können, was Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ermöglicht.

Urlaubsverwaltung

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Urlaub ist entscheidend für die Effizienz eines Unternehmens. Die Automatisierung von Formularen und Arbeitsabläufen kann für die Verfolgung der Urlaubssalden der Mitarbeiter, die Verwaltung von Urlaubsanträgen, die Genehmigung von Urlaubsanträgen und die Aktualisierung von Urlaubsdaten genutzt werden.

Problem

Urlaubsanträge und -genehmigungen werden in einem wachsenden Unternehmen zu einer Belastung, die zu Ineffizienz, potenziellen Konflikten und Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Urlaubssalden führt.

formsflow.ai Lösung

Die Automatisierung von Formular-Workflows für die Urlaubsverwaltung durch formsflow.ai rationalisiert den Prozess, automatisiert Genehmigungen und sorgt für genaue Urlaubsaufzeichnungen

Merkmale der Lösung

Datenerhaltung und Compliance: Urlaubsanträge sind wichtige Unterlagen für die Personalabteilung. Der Export von Abwesenheitsanträgen als PDF-Dokumente stellt sicher, dass die Daten in ihrem ursprünglichen Format erhalten bleiben, und hilft bei der Einhaltung von Compliance- und Audit-Trail-Anforderungen.
Effiziente Kommunikation: Benachrichtigungen über Urlaubsgenehmigungen, Erinnerungen und Aktualisierungen können über die E-Mail-Konfiguration automatisiert werden, um eine rechtzeitige Kommunikation mit Mitarbeitern und Vorgesetzten sicherzustellen.
Maßgeschneiderte Formulare für Urlaubsanträge: Benutzerdefinierte Formularkomponenten ermöglichen der Personalabteilung die Erfassung spezifischer Details zu Urlaubsanträgen, wie z. B. Art, Dauer und Grund des Urlaubs sowie alle unterstützenden Dokumente, um eine genaue und standardisierte Datenerfassung zu gewährleisten.
Effiziente Bearbeitung von Urlaubsanträgen: Durch den Einsatz von Robotic Process Automation können Routineaufgaben wie die Überprüfung von Urlaubsanträgen und die Weiterleitung von Genehmigungen automatisiert werden.
Robuste Workflows für die Urlaubsgenehmigung: Standardmäßige BPMN/DMN-Workflows können implementiert werden, um Arbeitsabläufe für Urlaubsanträge zu definieren und zu automatisieren und so sicherzustellen, dass Urlaubsanträge einheitlich und effizient bearbeitet werden.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften: Automatisierte Systeme stellen sicher, dass die Urlaubsrichtlinien einheitlich angewandt und die Urlaubssalden automatisch berechnet werden, wodurch Fehler und Compliance-Probleme reduziert werden.
Schnellerer Genehmigungsprozess: Manager können Urlaubsanträge über ein automatisiertes System schnell prüfen und genehmigen, was zu schnelleren Entscheidungen und weniger Engpässen führt.
Transparenz: Die Mitarbeiter haben in Echtzeit Zugriff auf ihre Urlaubssalden, den Antragsstatus und die historischen Urlaubsdaten, was die Transparenz fördert.
Verbesserte Aufbewahrung von Unterlagen: Eine gut gepflegte digitale Aufzeichnung aller Urlaubsanträge und -genehmigungen vereinfacht die Aufbewahrung von Unterlagen und die Rechnungsprüfung.
Mobile Zugänglichkeit: Die Integration von automatisierten Urlaubsverwaltungssystemen in eine mobile Anwendung ermöglicht Mitarbeitern und Managern den Zugriff auf das System von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Formulare zur Ausbildungsbewertung

Ein effektives Schulungsbewertungsprogramm mit einem automatisierten Formular und Prozess kann dabei helfen, Feedback über die Effektivität von Schulungsprogrammen zu sammeln und Personalverantwortliche in die Lage versetzen, datengestützte Entscheidungen über zukünftige Schulungsinitiativen zu treffen.

Problem

Probleme bei der effizienten Verwaltung von Schulungsbewertungsformularen führen zu Verzögerungen bei der Erfassung von Feedback, zu Schwierigkeiten bei der Datenanalyse und zur Unfähigkeit, Schulungsentscheidungen zu treffen.

formsflow.ai Lösung

Unsere Plattform zur Automatisierung von Formularen mit geringem Codeaufwand ermöglicht es der Personalabteilung, Bewertungsformulare in mehreren Sprachen zu erstellen, um die Vielfalt unserer Belegschaft zu berücksichtigen und eine klare Kommunikation zu gewährleisten.

Merkmale der Lösung

Sicherstellung von Qualitätskontrolle und Datensicherheit: Die Benutzersicherheitsfunktionen von formsflow.ai, einschließlich Designer- und Kundenautorisierung, sowie das Admin-Modul erleichtern die Einrichtung strenger Qualitätskontrollmaßnahmen. Diese Funktionen stellen sicher, dass die Personalabteilung konsequent die organisatorischen Standards einhält und robuste Datensicherheitsprotokolle durchsetzt, indem der Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten eingeschränkt wird.
Echtzeit-Einblicke durch Analysen: Interaktive Analyse-Dashboards bieten den Personalverantwortlichen eine Echtzeit-Datenvisualisierung zur Überwachung und Analyse des von den Mitarbeitern übermittelten Feedbacks und ermöglichen so eine datengestützte Entscheidungsfindung zur kontinuierlichen Verbesserung der Schulungen.
Optimierte Dateneingabe und -verwaltung: Die Funktion Form Adapter automatisiert die Datenextraktion aus Bewertungsformularen, führt eine Datenvalidierung durch und integriert dieses wertvolle Feedback nahtlos in die Datenbanken der Personalabteilung.
Effizientes Antwortmanagement: Die Kombination aus mehrsprachigen Formularen, Datenautomatisierung, sicherer Datenspeicherung, Echtzeit-Analysen und Berechtigungskontrollen verbessert die Fähigkeit der Abteilung, auf Mitarbeiteranliegen einzugehen und Schulungsprogramme zu verbessern.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Feedback in Echtzeit: Die Erfassung und Visualisierung von Formulardaten ermöglicht es, Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche sofort zu erkennen.
Verbesserte Anpassung: Die Formulardesigns und -vorlagen lassen sich leicht an die spezifischen Anforderungen und Ziele jedes Schulungsprogramms anpassen. Sie können Fragen, Bewertungsskalen und Feedback-Abschnitte nach Bedarf anpassen.
Datensicherheit: Robuste Sicherheitsfunktionen schützen sensible Daten zur Trainingsbewertung und gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
Zeitersparnis: Die Workflow-Automatisierung macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und reduziert so den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung, Erfassung und Bearbeitung von Schulungsbewertungsformularen.
Konsistenz: Vorlagen für Formulare und Arbeitsabläufe stellen sicher, dass jede Bewertung einheitlich durchgeführt wird, mit standardisierten Fragen und Antwortmöglichkeiten.

Onboarding-Formulare

Der Einführungsprozess eines neuen Mitarbeiters umfasst eine Vielzahl von Dokumenten, von denen viele überprüft und genehmigt werden müssen. Die Weitergabe von Unternehmensrichtlinien und -verfahren, die Bereitstellung von Online-Schulungen, die Einrichtung von E-Mail-Konten und die Zuweisung von Aufgaben an neue Mitarbeiter können mit einem automatisierten Formular-Workflow-Prozess eingeleitet werden.

Problem

Onboarding-Formulare für neue Mitarbeiter stellen eine administrative Belastung dar, die mit zeitaufwändigem Papierkram, Dateneingabefehlern und einem allgemeinen Mangel an Effizienz des Prozesses einhergeht.

formsflow.ai Lösung

Unsere Plattform bietet eine Reihe von robusten Tools, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Personalabteilung zugeschnitten sind und sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung ein nahtloses und effizientes Onboarding gewährleisten.

Merkmale der Lösung

Effiziente Datenverarbeitung: Durch den Einsatz von Formularadaptern kann die Personalabteilung die Dateneingabe automatisieren und die Datenbankverwaltung rationalisieren. Die aus den Einführungsformularen extrahierten Informationen werden validiert und genau in der Mitarbeiterdatenbank gespeichert, wodurch Fehler bei der manuellen Dateneingabe reduziert und die Vollständigkeit der Daten sichergestellt werden.
Datenerhalt und Sicherheit: Das Speichern von Onboarding-Formularen als PDF-Dokumente (Formular als PDF exportieren) stellt sicher, dass die Mitarbeiterdaten in ihrem ursprünglichen Format erhalten bleiben. Dieser Ansatz verhindert versehentliche Änderungen oder Datenverluste und bewahrt die Integrität und Vertraulichkeit sensibler Mitarbeiterinformationen.
Einblicke in Echtzeit: Interaktive Analyse-Dashboards bieten den Personalverantwortlichen die Möglichkeit, Daten in Echtzeit zu visualisieren. So können sie den Fortschritt des Onboarding-Prozesses überwachen, wichtige Meilensteine verfolgen und die Vollständigkeit und Genauigkeit der von neuen Mitarbeitern bereitgestellten Informationen beurteilen.
Rationalisierte Autorisierung und Compliance: Durch den Einsatz von Designer- und Client-Autorisierung und dem Admin-Modul kann das HR-Team strenge Berechtigungsstufen festlegen und die Einhaltung von Unternehmensstandards durchsetzen.
Effizientes Antwortmanagement: Durch die Implementierung von Standard-BPMN/DMN-Workflows kann die Personalabteilung standardisierte Onboarding-Prozesse einrichten.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Zeit- und Kostenersparnis: Die Automatisierung von Formularen macht die manuelle Dateneingabe und papierbasierte Prozesse überflüssig, wodurch der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Bearbeitung von Formularen reduziert wird.
Weniger Fehler: Die Validierung von Formularfeldern verringert das Risiko von Dateneingabefehlern und stellt sicher, dass die Mitarbeiterinformationen in allen Datensätzen korrekt und konsistent sind.
Schnelleres Onboarding: Die Mitarbeiter können notwendige Formulare online ausfüllen, oft schon vor ihrem ersten Arbeitstag, was den Einführungsprozess beschleunigt.
Analysen und Berichte: Das Metrics and Insights Dashboard liefert Berichte über den Onboarding-Prozess und bietet der Personalabteilung Einblicke in Engpässe, Abschlussquoten und andere wichtige Kennzahlen.
Rationalisierter Arbeitsablauf: Das Low-Code-Workflow-Design ermöglicht es der Personalabteilung, vordefinierte Workflows für Formulargenehmigungen, Benachrichtigungen und Aufgabenzuweisungen einzurichten.
Erhöhte Datensicherheit: Integrierte Sicherheit bedeutet, dass Formulare mit Zugriffskontrollen und Authentifizierungsmaßnahmen geschützt werden können, was zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten beiträgt.

Formulare für das Austrittsgespräch

Die Automatisierung von Entlassungsgesprächen kann dazu beitragen, Trends und Muster bei der Mitarbeiterfluktuation zu erkennen, so dass Personalverantwortliche Strategien zur Verbesserung der Verbleibsquote entwickeln können.

Problem

Die effektive Durchführung und Verwaltung von Austrittsgesprächen mit manuellen Verfahren führt zu Verzögerungen bei der Erfassung von Feedback, zu Dateninkonsistenzen und zu Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Trends.

formsflow.ai Lösung

Die Formulare für Austrittsgespräche werden automatisch gespeichert und an die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung weitergeleitet, was die Bearbeitungszeit verkürzt, Fehler minimiert und eine einheitliche Vorgehensweise gewährleistet.

Merkmale der Lösung

Rationalisierte Datenverarbeitung: Mit der Funktion Form Adapter kann die Personalabteilung die Extraktion wichtiger Informationen aus den Formularen für Austrittsgespräche automatisieren. Diese Daten werden dann sorgfältig validiert und sicher in der HR-Datenbank gespeichert.
Wahrung der Datenintegrität: Die Wahrung der Integrität der Daten von Austrittsgesprächen ist von größter Bedeutung. Durch den Export von Formularen für Austrittsgespräche als PDF-Dokumente garantiert die Personalabteilung, dass die Informationen unverändert und fälschungssicher bleiben.
Einblicke in Echtzeit: Das interaktive Analyse-Dashboard bietet den Personalverantwortlichen einen Echtzeit-Einblick in die Daten der Austrittsgespräche. Mithilfe von Visualisierungen und Berichten können Vorgesetzte schnell Trends, allgemeine Bedenken und Bereiche erkennen, die ein Eingreifen der Personalabteilung erfordern.
Effizientes Reaktionsmanagement: Bei Entlassungsgesprächen werden häufig Folgemaßnahmen gefordert, z. B. die Beseitigung von Bedenken der Mitarbeiter oder die Verbesserung von Personalprozessen. Die Personalabteilung kann effiziente Prozesse für die Verwaltung und Beantwortung dieser Anfragen einrichten.
Verbesserte globale Zugänglichkeit: Durch die Verwendung mehrsprachiger Formularfelder in den Formularen für das Austrittsgespräch wird sichergestellt, dass ausscheidende Mitarbeiter unabhängig von ihren Sprachkenntnissen bequem Feedback und Informationen geben können.

Vorteile der formsflow.ai-Lösung:

Standardisierung: Die Personalabteilung kann standardisierte Vorlagen für Austrittsgespräche erstellen, die die wichtigsten Themen abdecken und sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen während des Austrittsprozesses vergessen werden.
Berichte: Die Datenvisualisierungsfunktionen ermöglichen es der Personalabteilung, Berichte und Dashboards zu erstellen, die die Daten der Austrittsgespräche zusammenfassen und schnell auswerten.
Vertraulichkeit: Digitale Formulare, die mit der Datenbank des Unternehmens verbunden sind, bieten eine verbesserte Vertraulichkeit für ausscheidende Mitarbeiter, da sensible Informationen sicher gespeichert und nur von befugtem Personal eingesehen werden können.
Konsistenz: Automatisierte Formulare stellen sicher, dass alle notwendigen Fragen und Informationen von ausscheidenden Mitarbeitern konsistent erfasst werden.
Zugänglichkeit: Elektronische Formulare für Entlassungsgespräche sind über Mobiltelefone, online oder offline leicht zugänglich, so dass die ausscheidenden Mitarbeiter sie nach Belieben ausfüllen können.